Glossar
Lexikon der Personalberatung
Wichtige Begriffe rund um die Personalberatung
Wichtige Stichpunkte und Themen kurz und prägnant:
Was Sie wissen sollten, wenn es um die Bewerbungsphase, Vorstellungsgespräche und den Mitarbeiterwechsel geht.
A
Absage
„Wenn man nicht verlieren kann, verdient man auch nicht zu gewinnen.“ Edward Kennedy
Absagen gehören zum täglichen Brot beim Bewerbungsmarathon. Entscheidend ist, wie Sie damit umgehen. Natürlich gilt hier ebenso – mehr noch als sonst – positiv denken. Es gibt tausend Gründe, warum ein Personalentscheider einem Bewerber absagt: die Unterlagen waren unvollständig, das Porto fehlte, er konnte den elektronischen CV nicht öffnen, der Kandidat hat das falsche Studium, er verfügt über zu wenig Erfahrung, es waren schlichtweg bessere Bewerber vorhanden. Entscheidend für Sie darf nicht das DASS einer Absage sein, sondern das WARUM! Aus Fehlern lernt man. Scheuen Sie sich auch nicht, telefonisch den Grund für die Absage nachzufragen. Vielleicht lag es ja wirklich an irgendeinem kleinen Fehler, den Sie gemacht haben. Oder aber Sie merken dadurch, dass Sie Ihre Ziele schlichtweg zu hoch gesteckt haben. Die von Ihnen avisierte Position ist für Ihren Erfahrungshorizont einfach noch zu hoch. Bewerben Sie sich in Zukunft auf Positionen, die auch für einen Anfänger denkbar sind. So können Sie aus jeder Absage auch für sich selbst etwas mitnehmen – einen kleinen Lernerfolg oder auch nur den Umgang mit Niederlagen.
Anschreiben
Weniger ist mehr! Die Personalverantwortlichen interessieren sich dafür, warum gerade Sie der richtige Kandidat für die vakante Stelle sind. Also helfen Sie ihm beim Nachdenken und stellen Sie die Vorteile kurz und knapp heraus. Aber keine Selbstbeweihräucherung („Ich war schon immer offen für Veränderung…“) und keine seitenlangen Abhandlungen. Sie haben in einem Anschreiben nur etwa 10 Sekunden Aufmerksamkeit, die darüber entscheiden, ob der Betreffende weiter blättert oder weiterblättert…
Ansprechpartner
Wer eine Bewerbung schreibt, der sollte den Namen seiner Ansprechpartner schon kennen! „Sehr geehrte Damen und Herren“ sagt: Der Kandidat interessiert sich offenbar nicht besonders für das Unternehmen, bei dem er arbeiten möchte. Vesuchen Sie also im Vorfeld herauszufinden, wem genau Sie Ihre Unterlagen schicken. Jeder freut sich, wenn er seinen Namen liest.
B
Bewerbungsgespräch
Es gibt für den ersten Eindruck keine zweite Chance! Seien sie natürlich, unaufdringlich, nicht forsch, lassen Sie Ihr Gegenüber den Anfang machen, das Eis brechen. Versuchen Sie schnell herauszufinden, was er/sie für ein Typ ist und stellen Sie sich auf ihn ein. Hören Sie vor allem zu.
Denn: Wir Menschen brauchen 3 Jahre um reden zu lernen, für das Schweigen 50 Jahre.
Nicht nur Ihr Gegenüber herausfinden lassen, ob Sie zu der avisierten Position passen. Auch Sie müssen durch dieses Gespräch Eindrücke über den Job, aber vor allem über das Unternehmen und die Kultur bekommen. Seien Sie mutig und stellen Sie Fragen, damit am Ende eine beidseitige Urteilsfindung möglich ist.
Keine Rolle spielen. Schauspielern hilft vielleicht im Moment, wenn Sie aber deswegen den Job bekommen, müssen Sie diese Rolle die nächsten Jahre durchhalten. Keine einstudierten Antworten geben, die in den typischen Bewerbungsguides stehen.
Beispiel für große Öde im Bewerbungsgespräch: Die beliebte Frage nach Stärken oder Schwächen….
90% der Befragten nennen inzwischen „meine Ungeduld“ als ihre größte Schwäche – weil es gut klingt und so in jedem Handbuch steht.
C
Chiffreanzeigen
Eine Anzeige, bei der Sie nicht wissen, wer dahintersteckt, sollte sehr kritisch betrachtet werden. Sie wissen nicht, wer Ihre doch sehr vertraulichen Unterlagen erhält und was jemand damit anfängt. Nicht immer sind redliche Absichten dahinter, nicht selten suchen dubiose Headhunter nur Material zum Vermarkten. Vorsicht also, wir raten Ihnen davon ab: Denn wer wirklich einen Mitarbeiter sucht, kann damit auch in die Öffentlichkeit gehen – Vertrauen gegen Vertrauen.
D
Dynamiker
Natürlich möchte niemand eine Schlaftablette einstellen. Übertriebene Jung-Dynamik ist aber meist aufdringlich und zeugt von egozentrischem Verhalten. Also langsam warm werden, sonst hat man schon verloren, bevor es überhaupt begonnen hat… „Auspacken“ kann man ja dann immer noch.
E
Einladung
Wenn Sie eine Einladung bekommen haben, seien Sie vor allem pünktlich. Lieber etwas früher da sein und warten (nicht vorher anmelden, das ist auch unhöflich), das zeugt von Umsicht – und ist viel besser als die anschließende Rechtfertigung mit der verpassten S-Bahn. Wenn Ihnen ein Termin nicht passt, scheuen Sie sich nicht dies zu sagen und einen Alternativtermin auszumachen.
Ein Tipp: Es ist immer besser, in einer Interviewrunde am Schluss zu sein. Da sind die Eindrücke der Interviewer am frischesten für die anschließende Entscheidungsrunde und es sind bereits Erfahrungs- und Vergleichswerte da. Das hilft, eventuell schon im Gespräch ein aussagefähiges Feedback zu bekommen.
Employer Branding
„Employer Branding kennzeichnet den Aufbau und die Pflege von Unternehmen als Arbeitgebermarke.“ (aus Wirtschaftslexikon) Hier muss sich also die Arbeitgebermarke gegenüber anderen Unternehmen unterscheiden und einen echten Mehrwert bieten. Dabei ist es wichtig, die Außendarstellung des Unternehmens mit den internen Werten und der Unternehmenskultur in Einklang zu bringen. Gelingt dies, so ist die aktuelle Belegschaft das beste Aushängeschild für Ihr Unternehmen.
Das Ziel des Employer Branding ist eine dezidierte Analyse über die Ausgangssituation, die Zielgruppen und die Zukunftsausrichtung des Unternehmens.
F
Feedback
Firma (ehemalige)
Reden Sie nie schlecht über Ihren früheren oder Noch-Arbeitgeber. Sie kommen sonst als indiskrete Plaudertasche rüber und so werden Sie den Job nie kriegen. Jammern Sie also auch nicht über bestehende Probleme in Ihrem Job oder beruflichen Umfeld, sonst kommen Sie nur negativ rüber. Versuchen Sie immer positiv zu sein und machen Sie für Ihr berufliches Schicksal nie Ihre letzte Firma verantwortlich.
Foto
Seit Start des Antidiskriminierungsgesetzes (AGG) ist ein Foto nicht mehr zwingender Bestandteil einer Bewerbung. Vergessen Sie das! Auch wenn es formal so ist, jeder achtet darauf und der erste Eindruck zählt. Bitte geben Sie sich also Mühe, denn „ein Bild sagt mehr als tausend Worte“. Und kein Bild sagt: Sie haben etwas zu verbergen. Gehen Sie idealerweise zu einem Photographen – das Geld ist gut investiert. Nichts ist schlimmer als ein schlechtes „Automatenphoto“ oder eine grimmige oder eine unangepasste Pose, also kein Foto à la Naturbild mit Dackel oder: Manager lehnt lässig an der Mauer und platzt vor Selbstbewusstsein…
Keine zu großen oder divenhaften Einstellungen, es sei denn, Sie bewerben sich für eine Modenschau oder ein Casting für GZSZ.
Fragen
Wer fragt, führt! Fragen sind das wichtigste Steuerungselement eines Gesprächs. Je mehr Sie fragen, umso mehr erfahren Sie über Ihr zukünftiges Umfeld und Ihre kommende Aufgabe. Sie dürfen sich auch ruhig vorher Stichpunkte machen – das zeigt, dass Sie sich auf dieses Gespräch sorgfältig vorbereitet haben.
G
Gehaltsvorstellung
H
Händedruck
Hobby
Die Nennung der Hobbys im Lebenslauf ist grundsätzlich interessant. Sie geben einen zusätzlichen Einblick in Ihre Person. Allerdings sollten diese „insides“ nicht zu detailliert dargestellt werden. Eher kurz halten. Seien Sie darauf gefasst, dass man Sie im Interview darauf anspricht, um sie besser kennenzulernen.
I
Initiativ-/ Blindbewerbung
J
K
Kleidung
Auch die Kleidung trägt natürlich nicht unerheblich zum so wichtigen ERSTEN EINDRUCK bei.
Die Frage nach dem richtigen „Anzug“ ist leider nicht pauschal zu beantworten. Es hängt davon ab, bei welchem Unternehmen (Kultur) man sich bewirbt und für welche Position. Es ist also auch hierfür wichtig, sich mit dem potentiellen neuen Arbeitgeber zu beschäftigen und ein Gespür zu entwickeln. Eine allgemein gültige Regel sollte man jedoch befolgen:
Ich muss nicht über die Kleidung beeindrucken, zu modisch kann andere in Verlegenheit bringen oder Sie werden als „Blender“ abgestempelt oder oder oder. Wichtig ist: sauber, gepflegt, angepasst und möglichst so, dass keiner sich daran stoßen kann.
Ihre avantgardistische Note müssen Sie ja nicht unbedingt in einem Bewerbungsgespräch zu Markte tragen.
Körperpflege
Bitte gehen Sie nicht mit gelbgefärbten Nikotinfingern oder mit schmutzigen Fingernägeln / Händen in ein Bewerbungsgespräch. Auch ungepflegte Zähne und starker Mund- bzw. Körpergeruch sprechen nicht für Sie. Also vorher noch ein „VIVIL“ einwerfen…
Körpersprache
Die Körpersprache spricht für sich! Deshalb achten Sie darauf, dass Sie nicht wie ein Schluck Wasser im Stuhl hängen oder ständig hin und her zappeln oder gar an Ihren Fingernägeln kauen. Halten Sie Augenkontakt mit Ihren Gesprächspartner.
Zu selten beschäftigen wir uns mit uns selbst und unseren Eigenarten. Tun Sie dies vor einem anstehenden Gespräch und simulieren Sie doch mal mit einem Bekannten ein Interview-Szenario. Lassen Sie sich von ihm danach Feedback geben, nehmen Sie das Gespräch mit Videokamera auf und entdecken Sie sich selbst. Sie werden über Ihre Macken staunen und einen entscheidenden Schritt zur „Selbsterfahrung“ gehen!
Krankheit
Gehen Sie nie in (halb-)krankem Zustand ins Bewerbungsgespräch. Man wird von Ihnen 100%ige Fitness in diesem Gespräch erwarten und Ihnen keine zweite Chance einräumen. Die Angst, sich bei Ihnen anzustecken ist unterschwellig da und dies bringt Ihnen auch nicht gerade Pluspunkte.
Sagen Sie einen bereits vereinbarten Termin lieber ab, damit zeigen Sie mehr Eigenverantwortung als wenn Sie Ihr Umfeld mit Ihren Grippeviren infizieren.
Kündigung
Es ist heute keine Seltenheit mehr, dass man sich „in gegenseitigem Einvernehmen trennt“. Kein Grund also an Selbstbewusstsein zu verlieren, selbst Sabbaticals und längere Auszeiten können eine Entscheidung zu Ihren Gunsten, wenn es wieder ernst wird, durchaus auch positiv beeinflussen. Sie müssen nur gute Gründe haben, diese dürfen auch sehr menschlich sein und können auch kritisch mit Ihrem Vorarbeitgeber umgehen. Es darf in Ihrer Schilderung nur keine Polemik enthalten sein oder Betriebsinterna verraten werden.
L
Lachen
Lebenslauf
Der Lebenslauf ist das zentrale Dokument einer Bewerbung und bietet dem Arbeitgeber einen umfassenden Überblick über den bisherigen Werdegang. Er enthält alle relevanten Stationen wie Ausbildung, Berufserfahrung und besondere Qualifikationen. Ein gut strukturierter Lebenslauf zeigt nicht nur die fachlichen Kompetenzen, sondern auch, wie diese gezielt auf die ausgeschriebene Stelle passen. Da der Lebenslauf oft das erste ist, was Personalverantwortliche lesen, ist es wichtig, dass er klar, prägnant und ansprechend gestaltet ist. Hier erfahren Sie, worauf es besonders ankommt und wie Sie Ihren Lebenslauf optimal gestalten können.
Weil´s darüber gar so viel zu sagen gibt, haben wir hier eine eigene Seite dazu.
M
Meinungen & Killerphrasen
Hüten Sie sich davor, banale Meinungen zu vertreten. Über nichts lässt sich schlechter streiten als über Politik, Essen, Religion, Fußball, das Leben an und für sich und so weiter. Wie schnell sind Sie hier im Fettnäpfchen, wenn Sie über schwarz reden und Ihr Gegenüber dabei rot sieht…
Floskeln wie „Ich sag dann immer, dass…“ oder „Ich hab immer schon gesagt…“, „Fast hätte ich gesagt…“, „Ich würde mal sagen…“ sind nicht nur nervende Angewohnheiten, sondern auch grammatikalischer Unsinn.
N
Namen
Notizen
Machen Sie sich Notizen, schreiben zeugt von Interesse und nicht von einem Gedächtnis wie ein Sieb. Fragen Sie, ob Sie mitschreiben dürfen, wenn etwas eventuell Vertrauliches an das Flipchart geschrieben wird. Das zeigt Loyalität und Sensibilität für die Situation.
O
Outfit
P
Personalmarketing
Beim Personalmarketing wird der Marketinggedanke auf den Personalbereich übertragen und angewendet. Da hier der Mitarbeiter nicht als Resource, sondern als Kunde angesehen wird, werden die Aufgaben auf die aktuelle und zukünftige Belegschaft zugeschnitten. Die Mitarbeiter müssen überzeugt werden, zu bleiben oder zu kommen. Um die Arbeitgeberattraktivität zu stärken, muss das Personalmarketing aufgrund der Nähe mit dem Employer Branding zusammenarbeiten.
Das Ziel des Personalmarketings ist es, qualifizierte und motivierte Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden. Mit folgenden Beispielen kann das Personalmarketing dieses Ziel erreichen.
Q
Personalmarketing
Beim Personalmarketing wird der Marketinggedanke auf den Personalbereich übertragen und angewendet. Da hier der Mitarbeiter nicht als Resource, sondern als Kunde angesehen wird, werden die Aufgaben auf die aktuelle und zukünftige Belegschaft zugeschnitten. Die Mitarbeiter müssen überzeugt werden, zu bleiben oder zu kommen. Um die Arbeitgeberattraktivität zu stärken, muss das Personalmarketing aufgrund der Nähe mit dem Employer Branding zusammenarbeiten.
Das Ziel des Personalmarketings ist es, qualifizierte und motivierte Mitarbeiter langfristig an das Unternehmen zu binden. Mit folgenden Beispielen kann das Personalmarketing dieses Ziel erreichen.
R
Recruitment Process Outsourcing (RPO)
Recruitment Process Outsourcing (RPO) ist die Auslagerung des Rekrutierungsprozesses an spezialisierte externe Dienstleister. Diese Lösung kann Unternehmen helfen, ihre internen HR-Ressourcen zu entlasten und den gesamten Recruiting-Prozess effizienter zu gestalten.
PAPE Consulting Group AG bietet zwei maßgeschneiderte RPO-Lösungen an:
CoS (Correspondence, Screening, and Selection): Diese Lösung richtet sich an Unternehmen, die ein hohes Bewerbungsaufkommen bewältigen müssen. PAPE übernimmt das Handling der eingehenden Bewerbungen, führt eine erste Sichtung durch und wählt geeignete Kandidaten aus. Dies ermöglicht Unternehmen, Zeit und Ressourcen zu sparen und gleichzeitig eine hohe Qualität der Bewerberauswahl sicherzustellen.
ASS (Active Sourcing and Selection): Diese Lösung eignet sich besonders für Unternehmen, die nur wenige Bewerbungen erhalten und daher aktiv nach passenden Kandidaten suchen müssen. PAPE unterstützt hierbei durch gezieltes Active Sourcing, bei dem potenzielle Kandidaten identifiziert und direkt angesprochen werden. Dadurch können schwer zu besetzende Positionen schneller und effektiver gefüllt werden.
Beide Lösungen bieten volle Transparenz und Effizienz durch eine optimierte Online-Datenbank, die den gesamten Prozess übersichtlich und nachvollziehbar macht.
Referenzen
…können erwähnt werden, wenn Sie sicher sind, dass die Person auch wirklich loyal und letztlich positiv über Sie berichtet.
Wir erleben es so oft, dass die als Referenz Genannten gar nichts von ihrem Glück wissen und oft ein gar nicht so positives Feedback geben….
S
Schriftliche Bewerbung
Sie ist Ihr Botschafter, der den Empfänger davon überzeugen soll, Sie zu einem Vorstellungsgespräch einzuladen. Das heißt, eine schriftliche Bewerbung ist Verkauf per Post, ist Ihre persönliche Visitenkarte.
Anschreiben = Soll die Aufforderung sein, Sie (den Bewerber) zum Gespräch einzuladen.
Lebenslauf, Zeugnisse, Foto, Gehaltsangaben= Sind die Beschreibung Ihrer Person und sollten durchaus persönliche Noten beinhalten. Die Bewerbung für eine PR oder Marketing Stelle muss daher anders aussehen als die für eine Buchhaltungsfachkraft.
Achtung vor den Büchern „Wie bewerbe ich mich richtig?“, die aus Ihrer Bewerbung Einheitsbrei machen wollen. Sehen Sie dies kritisch und höchstens als Anregung, aber geben Sie Ihren Unterlagen die persönliche (Ihre persönliche) Note.
Beide Lösungen bieten volle Transparenz und Effizienz durch eine optimierte Online-Datenbank, die den gesamten Prozess übersichtlich und nachvollziehbar macht.
Selbstmarketing
SWOT-Analyse
Die SWOT-Analyse ist ein strategisches Instrument zur Identifizierung von Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken eines Unternehmens oder einer Person. Dabei werden interne Faktoren (Stärken und Schwächen) und externe Einflüsse (Chancen und Risiken) analysiert. Ziel ist es, Strategien zu entwickeln, die auf den Stärken aufbauen und die Schwächen ausgleichen, während die Chancen genutzt und die Risiken minimiert werden. Gerade im beruflichen Kontext kann eine SWOT-Analyse helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und sich selbst oder ein Unternehmen gezielt weiterzuentwickeln.
T
Team
U
Unpünktlichkeit
V
Verdeckter Arbeitsmarkt
Als verdeckten Arbeitsmarkt (grauen Stellenmarkt) bezeichnet man Vakanzen in Unternehmen, die ohne eine öffentliche Ausschreibung besetzt werden. Im Unterschied hierzu versteht man unter dem „öffentlichen Arbeitsmarkt“ alle Vakanzen die über Webseiten, Jobportale sowie Stellenanzeigen in Printmedien offiziell und damit öffentlich ausgeschrieben werden.
Der verdeckte Arbeitsmarkt ist sehr viel größer, denn hier besetzt man Stellen nur über das eigene Netzwerk, durch Personalberatungen und vorhandene Kontakte zu geeigneten Bewerbern. Das spart dem suchenden Unternehmen Kosten, Aufwand und ist meist auch wesentlich zielgenauer. Und die Qualität der Kandidaten ist meist auch wesentlich besser, da es sich nicht um Jobsucher handelt, sondern um die sogenannten „erfolgreich Beschäftigten“.
Visitenkarte
Haben Sie eine Visitenkarte bekommen, dann stecken Sie sie nicht achtlos weg, benutzen Sie sie auch nicht als Schreibfläche, und verknuddeln Sie sie nicht im Gespräch wie einen Talisman. Sie ist ein symbolischer „Teil“ Ihres Gegenübers – von ihm überreicht und sollte während des Gesprächs vor Ihnen respektvoll liegen bleiben.
Vorbereitung
Gehen Sie nie unvorbereitet in ein Interview bei Ihrem möglichen zukünftigen Arbeitgeber. Machen Sie sich vorher über das Unternehmen schlau – dies ist heutzutage bei fast allen Unternehmen per Internet möglich. Sie sollen wissen, was das Unternehmen tut, Sie sollten auch ein paar Dinge anmerken können zu der Webpage des Unternehmens. Ob Kritik oder Lob, beides sollte im richtigen Ton und wohldosiert stattfinden. Und Sie sollten sich vorab ein paar Fragen überlegen, die Ihren zukünftigen Job oder Arbeitgeber betreffen.
Vorgänger
Eine wichtige Frage ist, ob dies eine neue Position ist oder eine Nachbesetzung. Wenn ja, was ist mit dem Vorgänger passiert? Ist er gescheitert? Interessante neue Blickwinkel können sich aus der Frage ergeben. Trauen Sie sich.
Vorstellungsgespräch
Sie wollen im Vorstellungsgespräch Ihre(n) Gesprächspartner davon überzeugen, dass Sie der ausgeschriebenen Aufgabe gewachsen sind. Aber: Ein Vorstellungsgespräch ist kein Verhör, sondern ein zweiseitiger Austausch wissenswerter Informationen. Also stellen Sie auch Fragen, damit Sie sich anschließend die Frage beantworten können: will ich bei diesem Unternehmen in dieser Position arbeiten?
W
X
Y
Z
Zeugnis
Zuhören
Fallen Sie Ihrem Gegenüber nicht ins Wort, zeigen Sie dass Sie ein guter Zuhörer sind und versuchen Sie, ein freundliches, sachliches und respektvolles Gespräch aufzubauen. Hören Sie wirklich zu, stellen Sie ruhig auch mal passende Fragen, denn so zeigen Sie Interesse.