Onboarding: Hol- oder Bringschuld?

Rettungsring

Von Reinhard Potzner, Senior Partner

Schneller im JOB: Motivation stärken und Einarbeitungsgeschwindigkeit erhöhen

Was heisst: Onboarding?

„Onboarding“ ist ein Begriff aus dem Personalmanagement und bezeichnet das begleitete und betreute „an Bord nehmen“ eines neuen Mitarbeiters während der ersten Monate. Es zielt auf eine positiv verlaufende Eingliederung in das Unternehmen. Hieraus einen strukturierten, durchdachten Prozess zu machen, wird im Zuge von Digitalisierung, Globalisierung und Modernisierung der Arbeitswelt zunehmend wichtiger, da Arbeitszeitmodelle, Einsatzorte und Teamzugehörigkeit immer flexibler werden. Hochqualifizierte Kräfte sind zu wichtig, zu wertvoll und zu teuer, um sie durch eine dilettantische Einarbeitung und Eingewöhnung wieder zu verlieren.

Schon während des Bewerbungsprozesses bekommt der zukünftige neue Mitarbeiter ein Bild von seinem potenziellen Arbeitgeber. Eine positive „Candidate Experience“ – man könnte auch sagen „positive Kandidatenerfahrung“ – vom Erstkontakt bis zur Anstellung, hinterlässt einen guten ersten Eindruck des Unternehmens bei dem „Neuen“.
Ein professionelles Onboarding ist dann die ideale Gelegenheit, diesen positiven Eindruck zu bestätigen und zu verstärken. Viele Mitarbeiter entscheiden schon beim ersten Eindruck, ob ihnen der neue Job gefallen wird. Ein sauber ausgestaltetes Onboarding erhöht die Chance, einen Mitarbeiter auch langfristig im Unternehmen zu halten.
Die Vorteile:
– Neue Mitarbeiter fühlen sich von Anfang an wohl und geschätzt
– Neuankömmlinge werden schneller produktiv
– Kollegen und Vorgesetzte wissen genau, was zu tun ist

Damit das Onboarding reibungslos funktioniert und auf die individuellen Anforderungen zugeschnitten ist, ist es wichtig, dass die Personalabteilung diese Prozesse klar definiert und konsequent verfolgt. Dabei spielen auch „emotionale Kleinigkeiten“ eine große Rolle. Beispielsweise macht ein kleiner „Goodie-Bag“ mit nützlichen Arbeitsutensilien einen ersten guten Eindruck. Man kann z.B. auf einen originellen USB-Stick mit Firmenlogo wichtige Daten hinterlegen, die beim Einstieg helfen, auch Anleitungen, ein Handbuch, oder sonstige Dokumente zur Einführung sind hilfreich und demonstrieren das große Interesse seitens des Arbeitgebers, dass der neue Mitarbeiter sich sofort wohlfühlt. (Siehe auch unser Beitrag: Honeymoon Hangover Effekt)

Das entsprechende Team muss rechtzeitig informiert sein. Am ersten Tag sollten Arbeitsplatz, Rechner und ein Einarbeitungsprogramm vorbereitet sein. Eine Tour durchs Unternehmen ist der Klassiker – oft fällt diese aber zu kurz und ungeplant „hastig“ aus. Zeit für persönliche Vorstellungen muss vorhanden sein – sie sind die Basis für spätere Netzwerke im Unternehmen.

Mit Namensschildern an den Schreibtischen lässt sich die Vorstellung vereinfachen: Jeder ist zu Beginn überfordert, wenn er mit zig neuen Namen konfrontiert wird. Je leichter solche Kleinigkeiten gemacht werden, desto sicherer fühlt sich ein neuer Mitarbeiter in der Kommunikation mit dem Team.

Das Eingliedern von Neuankömmlingen gehört zum Aufgabenbereich aller Mitarbeiter. Es ist wichtig, dies auch zu kommunizieren und in der Unternehmenskultur zu verankern. Onboarding ist Teamarbeit. Dennoch ist ein vertrauter Ansprechpartner – zum Beispiel ein erfahrener Kollege – als „Pate“ sehr wichtig.

Kommunikation ist essentiell. Gespräche der verantwortlichen Führungskraft mit dem neuen Mitarbeiter helfen, den Fortschritt bei der Einarbeitung zu kontrollieren. Die Gespräche sollten vorher angekündigt und festgelegt werden und mit einer gewissen einer Regelmäßigkeit stattfinden.

Onboarding bei Führungskräften
Im Prinzip gilt für Führungskräfte exakt das Gleiche. Allerdings kann man hier erwarten, dass sie sich aktiver in den Prozess mit einbringen und diesen mitgestalten – je länger sie im Unternehmen sind, desto mehr.

Ein paar goldene Regeln hierzu:

✓ Vor dem Start: beschaffen Sie sich jegliche relevante Information zu Unternehmen und Team, die Sie vorab bekommen können und erstellen Sie für sich selbst einen 90-Tage-Plan, den Sie dann sukzessive anpassen, je nachdem was Sie „gelernt“ haben.

✓ Monat 1: Klären Sie die gegenseitigen Erwartungen mit Ihrem Vorgesetzten, fangen Sie frühzeitig an ein Netzwerk zu knüpfen, sammeln Sie weiter alle relevanten Informationen und machen Sie sich Gedanken zu „Quick Wins“.

✓ Monat 2: Bauen Sie Beziehungen auf, identifizieren Sie „Top-Talente“ in Ihrem Team, saugen Sie die Unternehmenskultur auf und beginnen Sie mit ersten Gedanken zu einer persönlichen Strategie.

✓ Monat 3: Erstellen Sie Hypothesen und testen diese, eruieren Sie die Erwartungen der Key Stakeholder, beginnen Sie erste Entscheidungen zu treffen und fangen Sie an das Team nach Ihren Vorstellungen zu formen.

✓ Monate 4-6: Implementieren Sie klare Feedback-Prozesse, machen Sie sich Gedanken zu Effektivitäts- und/oder Qualitätssteigerungen und beginnen Sie Ihren Businessplan zu kommunizieren und umzusetzen.

Verfasst von: Reinhard Potzner, 29.10.2019