Qualifizierte Fachkräfte im Arbeitsmarkt zu finden, ist eine der Herausforderungen, vor denen Unternehmen bei der Besetzung einer Vakanz stehen. Daher ist es mitunter notwendig nach der Vertragsunterzeichnung den Kontakt zum neuen Mitarbeiter nicht abreißen zu lassen. Die Gründe dafür sind vielfältig und reichen von der Möglichkeit, dass attraktiver Stellen angeboten werden, bis hin zu einer langen Kündigungsfrist. Sollte dies nicht gelingen, kann dem Unternehmen beim ersten Arbeitstag des neuen Mitarbeiters ein böses Erwachen drohen. Entweder der neue Mitarbeiter erscheint nicht oder er entscheidet sich relativ früh für eine Kündigung. Mithilfe eines erfolgreichen Preboardings überbrücken Unternehmen die Zeit zwischen Vertragsunterzeichnung und Arbeitsbeginn. Ziel ist es dabei, den Kontakt aufrecht zu erhalten und den neuen Mitarbeiter für seine neuen Aufgaben zu begeistern.
Vorteile eines guten Preboardings
Ein gut durchgeführtes Preboarding verschafft sowohl dem Unternehmen als auch dem neuen Mitarbeiter Vorteile für die weitere Zusammenarbeit:
- Das Preboarding ermöglicht eine frühe Kontaktaufnahme und Integration in die Unternehmenskultur.
- Durch einen festen Ansprechpartner werden im Preboarding Fragen geklärt und erste Informationen vermittelt.
- Auch das Employer Branding profitiert von dem Preboarding. So wird das Unternehmen als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen und weiterempfohlen.
Ideen für ein gelungenes Preboarding
Für das Preboarding stehen einem Unternehmen eine große Anzahl an Möglichkeiten zur Verfügung. Selbst kleine und mittelständische Unternehmen können mit relativ geringem Aufwand ein erfolgreiches Preboarding durchführen.
Konkrete Ansprechpartner für offene Fragen benennen:
- Maßnahmen: Frühzeitig einen Ansprechpartner oder Mentor für neue Mitarbeiter festlegen und diese Information transparent kommunizieren.
- Grund: Durch die Zuweisung eines Ansprechpartners fühlen sich die neuen Mitarbeiter unterstützt. Die Unternehmen bieten damit eine klare Anlaufstelle für Fragen oder Unsicherheiten.
Bei langen Kündigungsfristen den Kontakt halten:
- Maßnahmen: Regelmäßige Kommunikation während der Übergangszeit, z. B. durch geplante Treffen, Einladung zu Team-Events oder Updates über relevante Unternehmensentwicklungen.
- Grund: Dadurch wird die Bindung zum Unternehmen aufrechterhalten, die Vorfreude auf den neuen Job gestärkt und die Unsicherheit während der Kündigungsfrist verringert. Zudem erleichtert dieses Vorgehen im Vorfeld die soziale Integration in das Team.
Begrüßungsmappen mit wichtigen Informationen erstellen:
- Maßnahmen: Zusammenstellung von Informationen über Unternehmenskultur, Strukturen, Teammitglieder, Arbeitsabläufe und andere relevante Themen in einer Begrüßungsmappe.
- Grund: Die Bereitstellung dieser Informationen erleichtert den neuen Mitarbeitern den Einstieg und gibt ihnen einen Überblick über das Unternehmen.
Sich mit den neuen Mitarbeitern auf sozialen Netzwerken vernetzen:
- Maßnahmen: Mitarbeiter in Unternehmensgruppen oder -netzwerken auf Plattformen wie LinkedIn vorstellen und die Möglichkeit zum Vernetzen bieten.
- Grund: Dies fördert den Aufbau von Beziehungen vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn und erleichtert die Integration in die Unternehmenskultur.
Das Onboarding im Vorfeld gut vorbereiten:
- Maßnahmen: Strukturierte Planung des Onboarding-Prozesses, einschließlich Schulungsunterlagen, Einführungsveranstaltungen, Erstellung von Konten (z.B. E-Mail oder andere Dienstleister) und Vorbereitung des Arbeitsplatzes.
- Grund: Ein gut vorbereitetes Onboarding ermöglicht einen reibungslosen Start in die neue Position und trägt dazu bei, dass sich die Mitarbeiter schneller in ihre neuen Aufgaben einfinden.
Tipp: Senden Sie ein paar Tage vor Arbeitsbeginn wichtige Informationen zum Onboarding und Start zu – Anfangszeit, ggf. Parkmöglichkeiten, Ansprechpartner, Tagesablauf, etc.
Von Anfang Begeisterung wecken – die Schlüsselrolle des Preboardings
Die erfolgreiche Integration neuer Mitarbeiter in das Unternehmen beginnt nicht mit dem ersten Arbeitstag, sondern fängt schon nach der erfolgreichen Vertragsunterzeichnung an. Hierbei gilt es nicht nur Formalitäten zu erledigen (z.B. Krankenversicherung, Anmeldung für die Lohnsteuer, etc.), sondern auch den Kontakt zum neuen Mitarbeiter zu wahren. Ein gut strukturiertes Preboarding ist wichtig für eine frühe Integration und schafft eine vertrauensvolle Atmosphäre. Durch konkrete Maßnahmen schaffen Unternehmen eine optimale Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit mit ihren neuen Mitarbeitern. Ein effektives Preboarding dient nicht nur der Bewältigung der Übergangszeit, sondern legt auch den Grundstein für eine langfristige Mitarbeiterbindung und eine positive Unternehmenskultur.
