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    Was macht eigentlich eine Personalberatung?

    Geschichte, Aufgaben, Definition

    Eine Personalberatung erhält Aufträge von ihren Klienten, um knifflige Personalsuchen erfolgreich durchzuführen. Immer dann, wenn die eigenen Such-Aktivitäten des Unternehmens nicht zum gewünschten Erfolg geführt haben, kommt in der Regel bei der Besetzung wichtiger Positionen der Personalberater ins Spiel. Er ist ein „externer Personalsucher“ und hat sich auf bestimmte Methoden der Kandidatenfindung spezialisiert. Wie arbeitet ein Personalberater denn genau? Das wollen wir hier klären.

    Die Dienstleistung „Personalberatung“ umfasst in erster Linie die Recruitierung von neuen Mitarbeitern für einen Auftraggeber, also die gezielte Suche nach bestimmten Persönlichkeiten mit speziellem Know how,  besonderen Erfahrungen und Charakteren. Viele Beratungen bieten zudem noch eine ganze Reihe weiterer Dienstleistungen aus dem gesamten Spektrum des Personalwesens an.

    Personalberatung bezeichnet ein Unternehmen und auch eine vielschichtige Dienstleistung. Die Beratungen unterstützen Firmen bei ihrer Personalarbeit, im Kern geht es dabei um Personalbeschaffung. Viele Personalberater konzentrieren sich auf das Finden hochkarätiger Führungskräfte, zunehmend aber auch aufgrund des gestiegenen Bedarfs – auf Fachpersonal und Spezialisten – und dies mit unterschiedlichsten Suchmethoden. Dieser Service wird umgangssprachlich auch mit „Headhunting“, also „Köpfe jagen“ bezeichnet. Die Aufgabe ist es, für einen „Suchauftrag“ die richtigen Personen zu finden und diese für einen Wechsel zum Auftraggeber zu überzeugen.

    Darüber hinaus haben sich bei vielen etablierten und renommierten Personalberatern die Leistungspaletten erweitert und sie haben ergänzende Dienstleistungen und Maßnahmen aus dem Human Resources Umfeld entwickelt.

    Das kann sein:

    Der Berufsbezeichnung „Personalberater“ ist sehr allgemein und läßt viel Raum für unterschiedlichste Interpretation der angebotenen Dienstleistungen. Es gibt auch kein einheitliches Berufsbild, keine allgemein gültigen Berufsrichtlinien und daher sind die Dienstleistungen auch sehr divers in den Ausführungen. Das macht es einem Unternehmen sehr schwer, den richtigen Partner zu finden, wenn es eine konkrete Personalsuche in Auftrag geben will.

    Dadurch haben viele Unternehmen nicht nur gute Erfahrung mit Beratern gemacht und oft viel Geld bezahlt, die erwartete Leistung war dann aber leider nicht immer gut. Der Ruf der Branche hat dadurch sehr gelitten. Seit einigen Jahren versucht man nun, über Auszeichnungen wie den „Headhunter Of The Year“, Referenzen und Awards von Medien und Verlagen wie den FOCUS, der Wirtschaftswoche/ Handelsblatt, Der WELT und anderen, den Branchenprimussen mit Preisen ein positives Etikett zu verleihen, um suchenden Unternehmen Hilfestellungen und Leitlinien an die Hand zu geben.

    Der BDU, der Verband deutscher Unternehmensberater schätzt aktuell circa 5.000 aktive Personalberatungen. Die Strukturen schwanken von Einzelunternehmen bis hin zu großen internationalen Organisationen.

    Zusammenfassend ist „Personalberatung“ also zunächst eine für ein Unternehmen externe Dienstleistung, zum Zweck der Unterstützung bei bestimmten Themen der Personalarbeit, insbesondere im Recruiting.

    Warum benötigt ein Unternehmen überhaupt externe Hilfe, um eine Vakanz erfolgreich zu besetzen?

    Personalberatung in MünchenDie gängigste Lösung für eine Personalbeschaffungsmaßnahme ist das Schalten einer Stellenanzeige. Nicht in allen Fällen ist dies aber das beste Mittel, denn gerade im Arbeitsmarkt gefragte Persönlichkeiten bewerben sich nicht auf Annoncen, sind meist nicht auf aktiver Suche, scheuen die Arbeit oder das Risiko einer Bewerbung. Gerade Führungspersönlichkeiten werden sich auch nicht bei der direkten Konkurrenz bewerben.

    Hier kann ein neutraler, externer Berater wesentlich effektiver und erfolgreicher auf ausgewählte Personen einwirken und auch die nötige Diskretionsstufe für ein erstes Sondieren der Möglichkeiten bieten. Zudem darf ein Unternehmen selbst nicht aktiv „abwerben“ und würde sich unter Umständen strafbar machen. Ein Personalberater darf solche Gespräche führen, was, wenn er bestimme Regeln einhält, rechtlich unbedenklich ist.

    Weitere Gründe für eine Beauftragung sind, wenn der momentane Stelleninhaber, dem aus unterschiedlichsten Gründen gekündigt werden soll, dies nicht zu früh erfahren darf, oder weil die Konkurrenz nicht mitbekommen soll, dass neue geschäftliche Aktivitäten, mit einer dazugehörigen neuen Führungsriege in Planung sind.

    Die Geschichte und Entwicklung der Personalberatung

    „Headhunting“ – auch Direktansprache, Direct Search oder Executive Search genannt – wurde in den USA bereits in den 1920er-Jahren betrieben. Nach dem ersten Weltkrieg gab es dort einen so großen Bedarf an Führungspersönlichkeiten, dass ein gewisser „Thorndike Deland“ es satt hatte, eine Anzeige zu schalten und langatmig auf Bewerbungen zu warten. Er begann, geeignete Kandidaten direkt anzusprechen. Er nannte es „Executive Search“, also die aktive Suche nach den „Executives“.

    So war Thorndike Deland Associates, 1926 in New York gegründet, das erste Unternehmen, das sich auf den Executive Search spezialisierte. Erst in den 50er Jahren kam diese Dienstleistung nach Europa, denn auch hier stieg der Bedarf an qualifizierten Führungskräften nach dem Krieg. In Deutschland galt lange das Vermittlungsmonopol des damaligen „Arbeitsamtes“, was dazu führte, dass die Personalberatung, insbesondere das Headhunting, eher konspirativ statt fand. Erst ab 1994, als dieses Monopol fiel, wurde der Beruf und vor allem die Methodik der Suche vollständig legal und die Anzahl an Personalberatungen stieg sprunghaft an.

    Ende der 90er-Jahren fand dann, auch aufgrund der konjunkturellen Situation, eine Konsolidierung statt. Neben den internationalen Beratungen findet man heute eine zunehmende Anzahl sogenannter „Boutiquen“, die sich erfolgreich auf ausgewählte Branchen und Berufsgruppen spezialisiert haben. Durch ihre fachliche Expertise, ihre Erfahrung und ihrem Netzwerk besetzen auch diese „kleineren“, sehr spezialisierten Beratungshäuser sehr erfolgreich Fach- und Führungskräfte für den Mittelstand, Start up’s und Konzerne.

    Welche Aufgaben hat ein Personalberater?

    Gehen wir von der zentralen Aufgabe, dem Recruiting aus, so gibt es mehrere Möglichkeiten, wie man eine Suche aufsetzt. Man unterscheidet ganz grundsätzlich zwischen

      • Passiver Suche
        und
      • Aktiver Suche

    Passiv suchen bedeutet, dass man Stellenanzeigen, Bannerwerbung o.ä. schaltet (mediengestützte Suche), und dann „passiv“ davon abhängig ist, welche Bewerbungen damit generiert werden können (post & pray). Früher schaltete man in den typischen Stellenmärkten der Printmedien wie der FAZ oder der Süddeutschen Zeitung – und Beratungen wie Baumann, Steinbach, Kienbaum sind damit groß geworden. Heute schaltet man fast nur noch „Online“ in den einschlägigen Jobbörsen, wie Monster, Stepstone, Jobware uvm. sowie in den einschlägigen Social-Media-Kanälen (Facebook, Instagram) und vielen anderen Medien.

    Da die Resonanz auf eine Anzeige meist arbeitsintensiv ist, auch weil viele Bewerbungen eintreffen, die nicht passen, aber bearbeitet werden müssen – bieten viele Beratungen den Service des sogenannten „Search & Selection“ an. Sie übernehmen also für das Unternehmen die Bewerberkorrespondenz und meist auch eine grobe Vorauswahl. Wichtig zu wissen für einen Bewerber ist, dass diese Beratungen meist wenig Insider-Informationen über den Job und das Unternehmen haben, da sie nur als „Briefkasten“ fungieren und nur grob selektieren können.

    Aktiv Suchen bedeutet eine aktive Kontaktaufnahme zu potentiellen Kandidaten. Hier gibt es Varianten, in welcher Form man diesen Kontakt sucht und herstellt. Zum Beispiel spricht man vom „Active Sourcing“, einer kostenreduzierten Variante, wenn man primär über Businessplattformen wie XING und LinkedIN den Kontakt zu potentiellen Kandidaten aufnimmt.

    Die anspruchsvollste Form der aktiven Suche ist der „Direct Search“ (Direktsuche), der auch „Executive Search“ genannt wird, wenn es um hochrangige Führungspositionen geht.

    Daher ist die Auswahl des richtigen Recruitingpartners sehr davon abhängig, mit welcher Suchmethode gearbeitet werden soll. Einige Personalberatungen, die sogenannten „Boutiquen“, können hier in der Breite helfen und bei der Wahl der richtigen Methodik helfen, weil sie mehrere Suchmethoden beherrschen und für jede gesuchte Position die „richtige Methode“ anwenden können.

    Die aktiven Suchmethoden: Vermittlung, Direct Search und Executive Search

    Zunächst gibt es viele Titulierungen für einen Personalberater: Headhunter, Recruiter, Personalvermittler, Boutique, Executive Consultant uvm. Es gibt dabei 2 ganz westliche Unterschiede:

    1. Berater, auch Personalvermittler genannt, die rein auf Erfolg arbeiten (contingency) und
    2. Berater, die ausschließlich und mit festen Regeln und festen Zahlungsmodalitäten agieren (retained)

    Während der Personalvermittler einen Maklervertrag schließt, ist es bei einem Executive Search Berater ein Dienstleistungsvertrag.

    Mehr zu Personalvermittlung vs. Direct Search: HIER

    Der Personalvermittler (Lebenslaufmakler) – Vorgehen
    Der Vermittler stellt einem Kunden aus eigener Initiative heraus Kandidaten vor, die auf eine vakante / ausgeschriebene Stelle passen könnten oder ein Unternehmen beauftragt einen oder mehrere Vermittler gleichzeitig mit einer Suche, zahlt aber nur dann ein Honorar, wenn es auch zu einer erfolgreichen Platzierung kommt.

    Basis dieser Zusammenarbeit ist ein Maklervertrag, der eine Honorierung rein auf Erfolg definiert, ähnlich wie ein Immobilienmakler. Das suchende Unternehmen hat den Vorteil, dass Geld nur dann fließt, wenn es auch eine erfolgreiche Einstellung gibt, das finanzielle Risiko ist also minimiert.

    Der Nachteil ist, dass es keine feste Garantie über den Erfolg gibt, keine Sicherheit einer erfolgreichen Besetzung und auch keine weiterführenden Garantien bei möglichen Fehlbesetzungen. Deal or no Deal. Da der Vermittler nicht weiss, ob seine Arbeit honoriert wird, wird er seinen Aufwand gering halten und nicht mit großem Aufwand die „besten Köpfe“ im Markt sondieren und ansprechen, sondern er kontaktiert meist nur aktive Jobsucher, die er in Stellengesuchsdatenbanken oder in seinem Netzwerk findet.

    Der Executive Search/ Direct Search Berater
    Der Direct Search oder Executive Search ist eine aktive Suche nach den am besten geeigneten Personen. Hier hat jede Beratung sein eigenes „Rezept“. Im Grundsatz besteht die Vorgehensweise aus festen Phasen, das Know how einer Beratung steckt in der Form und Qualität der Umsetzung sowie den handelnden Personen.

    Die Phasen eines Suchprojektes:

    • Genaues Briefing
    • Definition von Zielfirmen
    • Identifikation von potentiellen Kandidaten
    • Ansprache und Qualifikation, persönliche Interviews
    • Vorstellung/ Präsentation beim Klienten
    • Begleitung bis zur Unterschrift eines Arbeitsvertrages
    • Onboarding

    Hier wird ein Dienstleistungsvertrag zwischen Berater und dem Kunden geschlossen, der immer auch einen klaren Zahlungs- und Fortschrittsplan beinhaltet. Üblich ist es, dass die Beratung 1/3 zu Beginn, 1/3 bei Start der Interviews und 1/3 bei Unterschrift eines Arbeitsvertrages erhält. Insgesamt beträgt das Honorar um die 30% des Jahreszieleinkommens der betreffenden Vakanz. Die Abschlagsregelung dient zur Deckung der Vorleistungen im Rahmen des Suchprozesses. Zudem gibt es eine Garantie von 6 Monaten über die Probezeit für eine kostenfreie Nachbesetzung.

    Der Vertrag sieht keine Vermittlung vor, sondern eine Mithilfe bei der Suche, der Erfolg wird aber vorausgesetzt und wird in der Regel auch erfolgen. Das erfordert natürlich eine Menge Vertrauen gegenüber dem Berater, aber dieser kann nur dann erfolgreich agieren, wenn er für seine Arbeit auch honoriert wird. Die Suche ist aufwändig, kostenintensiv und wird so lange umgesetzt, bis eine Vakanz erfolgreich besetzt wurde. Dafür werden in der Regel zwischen 50 und 100 Kandidaten angesprochen, interviewt, beraten, beurteilt und dann die Besten vorgestellt.

    Unterschiede bei den Personalberatungen

    Die typischen Unterschiede zwischen Personalberatungen und Personaldienstleistern
     Executive Search-Berater, Headhunter und Personalberater:

    • besetzen überwiegend Positionen im Top- und mittleren Management, zunehmend auch Fachkräfte und Spezialisten
    • arbeiten immer exklusiv für die jeweilige Vakanz
    • verwenden die Suchmethode der Direktansprache /Direct Search
    • erhalten ein festes Honorar mit Zahlungsplan
    • geben eine Garantie bei einer erforderlichen NAchbesetzung

    Personaldienstleister – dazu zählen u.a. Personalvermittler, Lebenslauf-Makler und Zeitarbeitsunternehmen –

    • agieren als Vermittler von Arbeitskräften aller Funktionen und Hierarchiestufen
    • arbeiten meist nicht exklusiv und werden rein auf Erfolg honoriert
    • suchen in gängigen in Stellengesuchs-Datenbanken, Online-Börsen udn Businessportalen
    • arbeiten gerne mit Massenmails
    • können meist schnell Profile von Kandidaten anbieten

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