Was macht eine Personalberatung?
Aufgaben einer Personalberatung
Inhaltsübersicht
- Was machen Personalberater?
- Aufgaben in der Personalberatung
- Klassische Aufgaben in der Personalberatung
- Erweiterte Aufgaben in der Personalberatung
- Der Ruf der Personalberatung
- Die Geschichte und Entwicklung der Personalberatung
- Warum benötigt ein Unternehmen überhaupt externe Hilfe, um eine Vakanz erfolgreich zu besetzen?
- Welche Aufgaben hat ein Personalberater?
- Die passive Suche
- Die aktive Suche
- Wie sieht der typische Arbeitsalltag eines Personalberaters aus?
- Die aktiven Suchmethoden: Vermittlung, Direct Search und Executive Search
- Der Personalvermittler (Lebenslaufmakler) – Vorgehen
- Der Executive Search/ Direct Search Berater
- Unterschiede bei den Personalberatungen
- FAQ
Was machen Personalberater?
Eine Personalberatung erhält Aufträge von ihren Klienten, um knifflige Personalsuchen erfolgreich durchzuführen. Immer dann, wenn die eigenen Such-Aktivitäten des Unternehmens nicht zum gewünschten Erfolg geführt haben, kommt in der Regel bei der Besetzung wichtiger Positionen der Personalberater ins Spiel. Er ist ein „externer Personalsucher“ und hat sich auf bestimmte Methoden der Kandidatenfindung spezialisiert. Wie arbeitet ein Personalberater denn genau? Das wollen wir hier klären.
Die Dienstleistung „Personalberatung“ umfasst in erster Linie die Rekrutierung von neuen Mitarbeitern für einen Auftraggeber, also die gezielte Suche nach bestimmten Persönlichkeiten mit speziellem Know-how, besonderen Erfahrungen und Charakteren. Viele Beratungen bieten zudem noch eine ganze Reihe weiterer Dienstleistungen aus dem gesamten Spektrum des Personalwesens an. Die Aufgaben eines Personalberaters sind daher sehr vielfältig.
Aufgaben in der Personalberatung
Personalberatung bezeichnet ein Unternehmen und auch eine vielschichtige Dienstleistung. Die Beratungen unterstützen Firmen bei ihrer Personalarbeit, im Kern geht es dabei um Personalbeschaffung. Viele Personalberater konzentrieren sich auf das Finden hochkarätiger Führungskräfte, zunehmend aber auch aufgrund des gestiegenen Bedarfs – auf Fachpersonal und Spezialisten – und dies mit unterschiedlichsten Suchmethoden.
Dieser Service wird umgangssprachlich auch mit „Headhunting“, also „Köpfe jagen“ bezeichnet.
Die Aufgabe ist es, für einen „Suchauftrag“ die richtigen Personen zu finden und diese für einen Wechsel zum Auftraggeber zu überzeugen. Darüber hinaus haben sich bei vielen etablierten und renommierten Personalberatern die Leistungspaletten erweitert und sie haben ergänzende Dienstleistungen und Maßnahmen aus dem Human Resources Umfeld entwickelt.
Klassische Aufgaben in der Personalberatung
Die vielfältigen Aufgaben für einen Personalberater sind im Laufe der Zeit immer weiter gewachsen. Zu den Kernbereichen einer Personalberatung gehören folgende Themen:
- Suche und Auswahl von qualifizierten Fach- und Führungskräften
- Ganzheitliche Beratung zum Anforderungsprofil der Vakanz
- Bewertung der fachlichen Qualifikation sowie der kulturellen Passung zum Unternehmen
- Organisation und Begleitung der Vorstellungsgespräche
- Feedback für Unternehmen und Kandidaten
- Coaching aller Kandidaten
- Karrierecoaching
- Projektbegleitung
Erweiterte Aufgaben in der Personalberatung
Neben den klassischen Aufgaben hat sich der Zuständigkeitsbereich für den Personalberater im Laufe der Zeit stetig erweitert. Dazu gehören unter anderem:
- Perspektivenberatung
- Assessment
- Audits
- Personalentwicklung/ Trainings
- Arbeitsrecht Themen
- Zeugnisberatung
- Personalcontrolling und Vergütungsberatung
- Personalmarketing/ Employer Branding
- Begleitung in der Organisationsentwicklung
- strategische und konzeptionellen Fragestellungen in der Personalarbeit
Der Ruf der Personalberatung
Der Berufsbezeichnung „Personalberater“ ist sehr allgemein und lässt viel Raum für unterschiedlichste Interpretation der angebotenen Dienstleistungen. Es gibt auch kein einheitliches Berufsbild, keine allgemein gültigen Berufsrichtlinien und daher sind die Dienstleistungen auch sehr divers in den Ausführungen. Das macht es einem Unternehmen sehr schwer, den richtigen Partner zu finden, wenn es eine konkrete Personalsuche in Auftrag geben will.
Dadurch haben viele Unternehmen nicht nur gute Erfahrungen mit Beratern gemacht und oft viel Geld bezahlt, die erwartete Leistung war dann aber leider nicht immer gut. Der Ruf der Branche hat dadurch sehr gelitten. Seit einigen Jahren versucht man nun, über Auszeichnungen wie den „Headhunter Of The Year“ , Referenzen und Awards von Medien und Verlagen wie den FOCUS, der Wirtschaftswoche/ Handelsblatt, Der WELT und anderen, den Branchenprimussen mit Preisen ein positives Etikett zu verleihen, um suchenden Unternehmen Hilfestellungen und Leitlinien an die Hand zu geben.
Der BDU, der Verband deutscher Unternehmensberater , schätzt aktuell circa 5.000 aktive Personalberatungen. Die Strukturen schwanken von Einzelunternehmen bis hin zu großen internationalen Organisationen.
Zusammenfassend ist „Personalberatung“ also zunächst eine für ein Unternehmen externe Dienstleistung, zum Zweck der Unterstützung bei bestimmten Themen der Personalarbeit, insbesondere im Recruiting.
Die Geschichte und Entwicklung der Personalberatung
„Headhunting“ – auch Direktansprache, Direct Search oder Executive Search genannt – wurde in den USA bereits in den 1920er-Jahren betrieben. Nach dem ersten Weltkrieg gab es dort einen so großen Bedarf an Führungspersönlichkeiten, dass ein gewisser „Thorndike Deland“ es satt hatte, eine Anzeige zu schalten und langatmig auf Bewerbungen zu warten. Er begann, geeignete Kandidaten direkt anzusprechen. Er nannte es „Executive Search“, also die aktive Suche nach den „Executives“.
So wurde Thorndike Deland Associates, 1926 in New York gegründet, das erste Unternehmen, das sich auf den Executive Search spezialisierte. Erst in den 50er Jahren kam diese Dienstleistung nach Europa, denn auch hier stieg der Bedarf an qualifizierten Führungskräften nach dem Krieg. In Deutschland galt lange das Vermittlungsmonopol des damaligen „Arbeitsamtes“, was dazu führte, dass die Personalberatung, insbesondere das Headhunting, eher konspirativ stattfand. Erst ab 1994, als dieses Monopol fiel, wurde der Beruf und vor allem die Methodik der Suche vollständig legal und die Anzahl an Personalberatungen stieg sprunghaft an.
Ende der 90er-Jahren fand dann, auch aufgrund der konjunkturellen Situation, eine Konsolidierung statt. Neben den internationalen Beratungen findet man heute eine zunehmende Anzahl sogenannter „Boutiquen“, die sich erfolgreich auf ausgewählte Branchen und Berufsgruppen spezialisiert haben. Durch ihre fachliche Expertise, ihre Erfahrung und ihrem Netzwerk besetzen auch diese „kleineren“, sehr spezialisierten Beratungshäuser sehr erfolgreich Fach- und Führungskräfte für den Mittelstand, Start up’s und Konzerne.
Warum benötigt ein Unternehmen überhaupt externe Hilfe, um eine Vakanz erfolgreich zu besetzen?
Die gängigste Lösung für eine Personalbeschaffungsmaßnahme ist das Schalten einer Stellenanzeige. Nicht in allen Fällen ist dies aber das beste Mittel, denn gerade im Arbeitsmarkt gefragte Persönlichkeiten bewerben sich nicht auf Annoncen, sind meist nicht auf aktiver Suche, scheuen die Arbeit oder das Risiko einer Bewerbung. Gerade Führungspersönlichkeiten werden sich auch nicht bei der direkten Konkurrenz bewerben.
Hier kann ein neutraler, externer Berater wesentlich effektiver und erfolgreicher auf ausgewählte Personen einwirken und auch die nötige Diskretionsstufe für ein erstes Sondieren der Möglichkeiten bieten. Zudem darf ein Unternehmen selbst nicht aktiv „abwerben“ und würde sich unter Umständen strafbar machen. Ein Personalberater darf solche Gespräche führen, was, wenn er bestimme Regeln einhält, rechtlich unbedenklich ist.
Weitere Gründe für eine Beauftragung sind, wenn der momentane Stelleninhaber, dem aus unterschiedlichsten Gründen gekündigt werden soll, dies nicht zu früh erfahren darf, oder weil die Konkurrenz nicht mitbekommen soll, dass neue geschäftliche Aktivitäten, mit einer dazugehörigen neuen Führungsriege in Planung sind.
Welche Aufgaben hat ein Personalberater?
Gehen wir von der zentralen Aufgabe, dem Recruiting aus, so gibt es mehrere Möglichkeiten, wie man eine Suche aufsetzt. Man unterscheidet ganz grundsätzlich zwischen
Passiver Suche und Aktiver Suche
Die passive Suche
Passiv suchen bedeutet, dass man Stellenanzeigen, Bannerwerbung o.ä. schaltet (mediengestützte Suche), und dann „passiv“ davon abhängig ist, welche Bewerbungen damit generiert werden können (post & pray).
Früher schaltete man an den typischen Stellenmärkten der Printmedien wie der FAZ oder der Süddeutschen Zeitung – und Beratungen wie Baumann, Steinbach, Kienbaum sind damit groß geworden. Heute schaltet man fast nur noch „Online“ in den einschlägigen Jobbörsen, wie Monster, Stepstone, Jobware uvm. sowie in den einschlägigen Social-Media-Kanälen (Facebook, Instagram) und vielen anderen Medien.
Da die Resonanz auf eine Anzeige meist arbeitsintensiv ist, auch weil viele Bewerbungen eintreffen, die nicht passen, aber bearbeitet werden müssen – bieten viele Beratungen den Service des sogenannten „Search & Selection“ an. Sie übernehmen also für das Unternehmen die Bewerberkorrespondenz und meist auch eine grobe Vorauswahl. Wichtig zu wissen für einen Bewerber ist, dass diese Beratungen meist wenig Insider-Informationen über den Job und das Unternehmen haben, da sie nur als „Briefkasten” fungieren und nur grob selektieren können.
Die aktive Suche
Aktiv Suchen bedeutet eine aktive Kontaktaufnahme zu potentiellen Kandidaten. Hier gibt es Varianten, in welcher Form man diesen Kontakt sucht und herstellt. Zum Beispiel spricht man vom „Active Sourcing“
einer kostenreduzierten Variante, wenn man primär über Businessplattformen wie XING und LinkedIN den Kontakt zu potentiellen Kandidaten aufnimmt.
Die anspruchsvollste Form der aktiven Suche ist der „Direct Search“ (Direktsuche), der auch „Executive Search“ genannt wird, wenn es um hochrangige Führungspositionen geht.
Daher ist die Auswahl des richtigen Recruiting Partners sehr davon abhängig, mit welcher Suchmethode gearbeitet werden soll. Einige Personalberatungen, die sogenannten „Boutiquen“, können hier in der Breite helfen und bei der Wahl der richtigen Methodik helfen, weil sie mehrere Suchmethoden beherrschen und für jede gesuchte Position die „richtige Methode“ anwenden können.
Wie sieht der typische Arbeitsalltag eines Personalberaters aus?
Aus den vielfältigen Aufgaben für einen Personalberater ergibt sich, dass der typische Alltag in einer Personalberatung nicht langweilig wird. Einerseits unterstützen sie Unternehmen bei der Suche nach qualifizierten Fach- und Führungskräften. Andererseits unterstützen sie Kandidaten bei der Suche nach einem Job, der perfekt zu ihnen passt. Daraus kann man ersehen, dass der Tag eines Personalberaters sehr personenzentriert und abwechslungsreich ist.
Der zwischenmenschliche Kontakt zwischen dem Personalberater und dem Unternehmen sowie den Kandidaten steht dabei im Mittelpunkt. Dabei nutzten sie verschiedene Kommunikationswege. Ob persönlich, telefonisch oder per E-Mail - der Austausch mit anderen steht stets im Vordergrund. In der Regel kümmerst sich der Personalberater um den gesamten Recruiting-Prozess selbst. Dabei erstellt er Stellenausschreibungen, sichtet Bewerbungsunterlagen, identifiziert potentielle Kandidaten, führt mit diesen Gespräche und präsentiert eine Auswahl von Bewerbern den Unternehmen. Im gesamten Prozess steht dabei der Mensch im Mittelpunkt.
Die aktiven Suchmethoden: Vermittlung, Direct Search und Executive Search
Zunächst gibt es viele Titulierungen für einen Personalberater: Headhunter, Recruiter, Personalvermittler, Boutique, Executive Consultant uvm. Es gibt dabei 2 ganz westliche Unterschiede:
1. Berater, auch Personalvermittler genannt, die rein auf Erfolg arbeiten (contingency) und
2. Berater, die ausschließlich und mit festen Regeln und festen Zahlungsmodalitäten agieren (retained)
Während der Personalvermittler einen Maklervertrag schließt, ist es bei einem Executive Search Berater ein Dienstleistungsvertrag.
Mehr zu Personalvermittlung vs. Direct Search: HIER
Der Personalvermittler (Lebenslaufmakler) – Vorgehen
Der Vermittler stellt einem Kunden aus eigener Initiative heraus Kandidaten vor, die auf eine vakante / ausgeschriebene Stelle passen könnten oder ein Unternehmen beauftragt einen oder mehrere Vermittler gleichzeitig mit einer Suche, zahlt aber nur dann ein Honorar, wenn es auch zu einer erfolgreichen Platzierung kommt.
Basis dieser Zusammenarbeit ist ein Maklervertrag, der eine Honorierung rein auf Erfolg definiert, ähnlich wie ein Immobilienmakler. Das suchende Unternehmen hat den Vorteil, dass Geld nur dann fließt, wenn es auch eine erfolgreiche Einstellung gibt, das finanzielle Risiko ist also minimiert. Der Nachteil ist, dass es keine feste Garantie für Erfolg gibt, keine Sicherheit einer erfolgreichen Besetzung und auch keine weiterführenden Garantien bei möglichen Fehlbesetzungen. Deal or no Deal. Da der Vermittler nicht weiss, ob seine Arbeit honoriert wird, wird er seinen Aufwand gering halten und nicht mit großem Aufwand die „besten Köpfe“ im Markt sondieren und ansprechen, sondern er kontaktiert meist nur aktive Jobsucher, die er in Stellengesuch Datenbanken oder in seinem Netzwerk findet.
Der Executive Search/ Direct Search Berater
Der Direct Search oder Executive Search ist eine aktive Suche nach den am besten geeigneten Personen. Hier hat jede Beratung ihr eigenes „Rezept“. Im Grundsatz besteht die Vorgehensweise aus festen Phasen, das Know-how einer Beratung steckt in der Form und Qualität der Umsetzung sowie den handelnden Personen.
Die Phasen eines Such-Projektes:
- Genaues Briefing
- Definition von Zielfirmen
- Identifikation von potentiellen Kandidaten
- Ansprache und Qualifikation, persönliche Interviews
- Vorstellung/ Präsentation beim Klienten
- Begleitung bis zur Unterschrift eines Arbeitsvertrages
- Onboarding
Hier wird ein Dienstleistungsvertrag zwischen dem Berater und dem Kunden geschlossen, der immer auch einen klaren Zahlungs- und Fortschrittsplan beinhaltet. Üblich ist es, dass die Beratung 1/3 zu Beginn, 1/3 bei Start der Interviews und 1/3 bei Unterschrift eines Arbeitsvertrages erhält. Insgesamt beträgt das Honorar um die 30% des Jahreszieleinkommens der betreffenden Vakanz. Die Abschlagsregelung dient zur Deckung der Vorleistungen im Rahmen des Such-Prozesses. Zudem gibt es eine Garantie von 6 Monaten über die Probezeit für eine kostenfreie Nachbesetzung.
Der Vertrag sieht keine Vermittlung vor, sondern eine Mithilfe bei der Suche, der Erfolg wird aber vorausgesetzt und wird in der Regel auch erfolgen. Das erfordert natürlich eine Menge Vertrauen gegenüber dem Berater, aber dieser kann nur dann erfolgreich agieren, wenn er für seine Arbeit auch honoriert wird. Die Suche ist aufwändig, kostenintensiv und wird so lange ausgesetzt, bis eine Vakanz erfolgreich besetzt wurde. Dafür werden in der Regel zwischen 50 und 100 Kandidaten angesprochen, interviewt, beraten, beurteilt und dann die Besten vorgestellt.
Unterschiede bei den Personalberatungen
Im Markt gibt es generell zwei unterschiedliche Dienstleistungsarten: Personalberatung und Personaldienstleistung. Die typischen Unterschiede zwischen Personalberatungen und Personaldienstleistern sind folgende: Executive Search-Berater, Headhunter und Personalberater
- besetzen überwiegend Positionen im Top- und mittleren Management, zunehmend auch Fachkräfte und Spezialisten
- arbeiten immer exklusiv für die jeweilige Vakanz
- verwenden die Suchmethode der Direktansprache /Direct Search
- erhalten ein festes Honorar mit Zahlungsplan
- geben eine Garantie bei einer erforderlichen Nachbesetzung
Personaldienstleister – dazu zählen u.a. Personalvermittler, Lebenslauf-Makler und Zeitarbeitsunternehmen
- agieren als Vermittler von Arbeitskräften aller Funktionen und Hierarchiestufen
- arbeiten meist nicht exklusiv und werden rein auf Erfolg honoriert
- suchen in gängigen in Stellengesuchs-Datenbanken, Online-Börsen und Business Portalen
- arbeiten gerne mit Massenmails
- können meist schnell Profile von Kandidaten anbieten
FAQ
Was macht einen guten Personalberater aus?
Die vielfältigen Aufgaben im Rahmen einer Personalberatung bedingen eine Vielzahl von Fähigkeiten und Kenntnisse, die ein Personalberater besitzen muss. Gute Personalberater müssen unter anderem folgende Fähigkeiten mitbringen:
- Erfahrung und Kompetenz: Ein guter Personalberater verfügt über ein breites Wissen und eine umfangreiche Erfahrung im Bereich des Personalwesens. Er kennt sich mit den verschiedenen Recruiting-Methoden und -Techniken aus und weiß, wie man die Bedürfnisse von Arbeitgebern und Arbeitnehmern in Einklang bringt.
- Empathie und Kommunikationsfähigkeit: Da die Aufgaben eines Personalberaters einen starken Bezug zu Menschen haben, müssen sie in der Lage sein, auf die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen und Bewerbern einzigen und ihnen mit Einfühlungsvermögen und Verständnis zu begegnen.
- Analytische Fähigkeiten: Um den besten Kandidaten für eine Vakanz zu finden, muss ein guter Personalberater die Fähigkeiten von Bewerbern und die Anforderungen von Unternehmen analysieren können.
- Vertrauenswürdigkeit: Da ein Personalberater mit sensiblen Daten arbeitet, sind Diskretion und Professionalität unverzichtbar.
- Netzwerk und Branchenkenntnisse: Sowohl das breite Netzwerk eines Personalberaters als auch seine Kenntnis über die jeweilige Branche und Arbeitsmarktsituation helfen ihm, die besten Kandidaten für die Vakanz zu finden.
Was ist der Unterschied zwischen Personalberatung und Personalvermittlung?
Die Unterschiede zwischen Personalberatung und Personalvermittlung sind deutlich erkennbar, auch wenn die Kernaufgabe in beiden Fällen das Finden qualifizierter Arbeitskräfte für Unternehmen ist. Während eine Personalvermittlung primär auf die reine Vermittlung ausgerichtet ist, geht eine Personalberatung umfangreicher vor. Der Unterschied zwischen einer Personalberatung und Personalvermittlung liegt demnach nicht im Ziel, sondern in der Methodik und dem Ansatz, das Ziel zu erreichen.
Eine Personalvermittlung wählt mögliche Kandidaten aller Qualifikation- und Hierarchiestufen aufgrund des Anforderungsprofils von Unternehmen aus. Dabei werden Datenbanken, Online-Börsen, Stellenanzeigen, soziale Netzwerke sowie das eigene Netzwerk genutzt. Die Personalvermittlung arbeitet in der Regel nicht exklusiv für bestimmte Positionen und wird meistens erst bei Erfolg bezahlt.
Was muss man als Personalberater können?
Als Personalberater ist es wichtig, über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten zu verfügen und ein hohes Maß an Empathie und Menschenkenntnis mitzubringen. Man sollte in der Lage sein, auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen von Unternehmen und Bewerbern einzugehen und diese zu verstehen. Daneben hilft ein breites Netzwerk an Kontakten, gezielt potenzielle Kandidaten anzusprechen.
Wann ist ein Personalberater sinnvoll?
Grundsätzlich kann ein Personalberater in allen Situationen sinnvoll sein, in denen ein Unternehmen Schwierigkeiten hat, geeignete Kandidaten zu finden und einzustellen oder eine effektive Personalstrategie zu entwickeln. Auch für Kandidaten lohnt es sich mitunter, mit Personalberatern Kontakt aufzunehmen, da diese neben ihrer Aufgabe, nach geeigneten Kandidaten zu suchen, auch Coachings und weitere Dienstleistungen für Bewerber anbieten.
Nachfolgend sind einige Beispiele genannt, bei denen ein Unternehmen eine Personalberatung beauftragt:
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