Personalberatung – Was bedeutet das eigentlich?
Wir klären auf!
Personalberater, Personalvermittler, Headhunter, Recruiter, Executive Searcher – alles das Selbe?
Was verbirgt sich hinter diesen Begriffen und wo liegen die Unterschiede?
Vom Küchentischberater, Lebenslaufmakler bis hin zu Beratern, die eine perfekte Personalsuche nach Vorgabe erfolgreich umsetzen
ist alles gegeben. Leider verbirgt sich hinter den Begriffen nur selten eine Berufsausbildung, jeder kann sich so nennen.
Das macht es nicht einfacher.
Es ist also wichtig, dass man die Unterschiede kennt und so auswählt, dass man bekommt, was man erwartet.
Was macht eine Personalberatung?
Personalberatung – was ist das?
Weitläufig wird Personalberatung meist nur mit der speziellen Dienstleistung der Personalbeschaffung für die aktive Suche und Ansprache von Kandidaten für ein suchendes Unternehmen in Verbindung gebracht. Als Personalberatung aber wird eine Unternehmensberatung definiert, die eine betriebswirtschaftliche Beratung im Bereich Personal abdeckt und üblicherweise als externer Dienstleister Firmen und Konzerne bei deren Personalfragen beratschlagt, analysiert und unterstützt.
Inhaltsübersicht
- Definition „Personalberatung“
- Was macht eine Personalberatung?
- Suchmethoden der Personalberater
- Unterschiede Personalberatungen
- Qualitätsmerkmale für eine gute Personalberatung
- FAQs
- Weiterführende Links
Personalberatung Definition
Der Begriff Personalberatung bezeichnet sowohl eine Unternehmensform als auch einen bestimmten Tätigkeitsbereich. Die Definition einer Personalberatung beinhaltet eine Unternehmensform, die die Dienstleistung im Umfeld des Personalwesens abdeckt und Firmen bei deren Personalfragen unterstützt.
Wikipedia schreibt zur Definition: „Eine Personalberatung berät Unternehmen bei der Suche und Auswahl von Fach- und Führungskräften.
Personalberatung bezeichnet allgemein die externe (Beratungs-)Unterstützung für Unternehmen durch Subdienstleister in allen Bereichen des Personalwesens, auch Human Resource Management (HRM) genannt. HRM definiert das renommierte Gabler Lexikon Personal als eine “moderne Bezeichnung für die Gesamtheit aller Aufgaben im Unternehmen, die sich auf die Oberbegriffe Personalbeschaffung, Personalführung und Personalentwicklung beziehen.” (vgl. Büdenbender/Strutz 1996, 178).
Somit ergibt sich das mögliche Spektrum an Dienstleistungen einer Personalberatung aus diesen HRM-Themenbereichen.
Die Aufgaben einer Personalberatung
Viele Personalberater konzentrieren sich auf das Finden hochkarätiger Führungskräfte, zunehmend aber auch aufgrund des gestiegenen Bedarfs – auf Fachpersonal und Spezialisten – und dies mit unterschiedlichsten Suchmethoden.
Darüber hinaus haben sich bei vielen etablierten und renommierten Personalberatern die Leistungspaletten erweitert und sie haben ergänzende Dienstleistungen und Maßnahmen aus dem Human Resources Umfeld entwickelt.
Klassische Aufgaben in der Personalberatung
Die vielfältigen Aufgaben für einen Personalberater sind im Laufe der Zeit immer weiter gewachsen. Zu den Kernbereichen einer Personalberatung gehören zusammengefasst folgende Themen:
- Suche und Auswahl von qualifizierten Fach- und Führungskräften
- Ganzheitliche Beratung zum Anforderungsprofil der Vakanz
- Bewertung der fachlichen Qualifikation sowie der kulturellen Passung zum Unternehmen
- Organisation und Begleitung der Vorstellungsgespräche
- Feedback für Unternehmen und Kandidaten
- Coaching aller Kandidaten
- Karrierecoaching
- Projektbegleitung
Erweiterte Aufgaben in der Personalberatung
Neben den klassischen Aufgaben hat sich der Zuständigkeitsbereich für den Personalberater im Laufe der Zeit stetig erweitert. Dazu gehören unter anderem:
- Outplacement
- Interimsmanagement-Vermittlung
- Zeitarbeit
- Bewerbermanagement /Recruiting Process Outsourcing (RPO)
- Coachings und Onboarding auf Managementebene
- Diagnostik
- Perspektivenberatung
- Assessment
- Audits
- Personalentwicklung/ Trainings
- Arbeitsrecht Themen
- Zeugnisberatung
- Personalcontrolling und Vergütungsberatung
- Personalmarketing/ Employer Branding
- Begleitung in der Organisationsentwicklung
- strategische und konzeptionellen Fragestellungen in der Personalarbeit
Die Frage: Was macht eine Personalberatung? lässt sich also nicht pauschal beantworten. Das Tätigkeitsfeld für einen Personalberater ist groß. Daher raten wir, Ihre Bedürfnisse in einem Erstgespräch mit den Personalberatern zu klären und sich Angebote zusenden zu lassen.
Personalberater, Headhunter, Recruiter – viele Begriffe für eine Dienstleistung
Zunächst gibt es viele Titulierungen für einen Personalberater: Headhunter, Recruiter, Personalvermittler, Boutique, Executive Consultant uvm. Es gibt dabei 2 ganz westliche Unterschiede:
- Berater, auch Personalvermittler genannt, die rein auf Erfolg arbeiten (contingency) und
- Berater, die ausschließlich und mit festen Regeln und festen Zahlungsmodalitäten agieren (retained)
Während der Personalvermittler einen Maklervertrag schließt, ist es bei einem Executive Search Berater ein Dienstleistungsvertrag.
Verschiedene Suchmethoden
Jede Personalberatung hat ihr eigenes „Rezept“, wie sie eine Suche angeht und abwickelt. Es gibt für jede Suchform Spezialisten. Generell unterteilt man in:
passive (über Stellenanzeigen) und aktive (Direktsuche/Direktansprache) Personalsuche.
Entsprechend haben sich auch Personalberater unterschiedlich spezialisiert. So gibt es rein auf Direktsuche spezialisierte Beratungen, Spezialisten für Jobanzeigen, die die Tageszeitungen und Stellenbörsen füllen, aber von der Spezies „Headhunter“ nicht wirklich als Kopfjäger akzeptiert sind.
Weiterhin gibt es „Einzelkämpfer“ im Markt und sogenannte „Boutiquen“, die alle Suchformen anbieten.
„Jede Beratung hat Ihr eigenes Rezept. Achten Sie daher auf Erfahrung, nicht auf Versprechen!“
Sarah Beumer, Senior Partnerin bei PAPE
Die gängigsten Suchmethoden sind folgende:
Direct Search
Anzeigen-gestützten Suche
Active Sourcing
Headhunting
Daher ist die Auswahl des richtigen Recruiting Partners sehr davon abhängig, mit welcher Suchmethode gearbeitet werden soll. Einige Personalberatungen, die sogenannten „Boutiquen“, können hier in der Breite helfen und bei der Wahl der richtigen Methodik helfen, weil sie mehrere Suchmethoden beherrschen und für jede gesuchte Position die „richtige Methode“ anwenden können.
Unterschiede bei den Personalberatungen
Im Markt gibt es generell zwei unterschiedliche Dienstleistungsarten: Personalberatung und Personaldienstleistung. Die typischen Unterschiede zwischen Personalberatungen und Personaldienstleistern sind folgende:
Executive Search-Berater, Headhunter und Personalberater
- besetzen überwiegend Positionen im Top- und mittleren Management, zunehmend auch Fachkräfte und Spezialisten
- arbeiten immer exklusiv für die jeweilige Vakanz
- verwenden die Suchmethode der Direktansprache /Direct Search
- erhalten ein festes Honorar mit Zahlungsplan
- geben eine Garantie bei einer erforderlichen Nachbesetzung
Personaldienstleister – dazu zählen u.a. Personalvermittler, Lebenslauf-Makler und Zeitarbeitsunternehmen
- agieren als Vermittler von Arbeitskräften aller Funktionen und Hierarchiestufen
- arbeiten meist nicht exklusiv und werden rein auf Erfolg honoriert
- suchen in gängigen in Stellengesuchs-Datenbanken, Online-Börsen und Business Portalen
- arbeiten gerne mit Massenmails
- können meist schnell Profile von Kandidaten anbieten
Qualitätsmerkmale für eine gute Personalberatung
Da es weder eine Ausbildung noch bestimmte Zertifizierungen gibt, um den Beruf des Personalberaters auszuüben, gibt es auf dem Markt zahlreiche Personalberatungen. Dabei können Ansätze und Qualität jedoch stark variieren. An einigen Kriterien jedoch kann man eine professionelle und kompetente Personalberatung erkennen.
Kompetenz: Ein guter Personalberater sollte in der Lage sein, Sie sowohl über die aktuelle Arbeitsmarktlage zu informieren als auch über die nötige Branchenkenntnis verfügen. So kann er Ihnen Einblicke geben und die aktuellen Trends und Entwicklungen des Arbeitsmarkts bezüglich Ihrer Branche.
- Erfahrung: Eine Personalberatung mit ausreichend Erfahrung hat im Laufe der Zeit bewährte Methoden entwickelt, um ihren Kunden bei der Personalsuche zu helfen.
- Kundenorientierung: Eine Personalberatung sollte sie sich mit dem Kunden und den Kandidaten identifizieren und auf deren Bedürfnisse eingehen.
- Reputation: Das Feedback von Kunden und Kandidaten zeigt, ob die Personalberater den Kunden und Kandidaten auf Augenhöhe und mit Respekt begegnen.
- Transparenz und Diskretion: Für die erfolgreiche Personalsuche ist eine transparente und offene Kommunikation bei gleichzeitiger Diskretion erforderlich.
- Technologie und Datenanalyse: Mit effektiven und modernen Tools müssen gute Personalberater in der Lage sein, präzise Datenanalysen durchzuführen.
FAQs
Wie viel kostet eine Personalberatung?
„Was kostet eine Suche über einen Personalberater?“ Auf diese übliche Frage kann es keine konkrete Antwort geben. Denn eine immergleiche Dienstleistung geht nicht auf die individuellen Bedürfnisse einer Personalsuche ein. Daher müssen im Vorfeld folgende Fragen geklärt werden:
„Was sind denn genau Ihre Anforderungen? Zeit? Budget? Das Profil? Was sind die Must haves, was ist entbehrlich? Wie sehen Sie sich als Arbeitgeber?“
Auf dieser Grundlage können seriöse Personalberater erst die passende Methodik wählen, denn jede Suche ist anders. Einen Buchhalter werden Sie anders suchen als einen Java Programmierer, als einen Vorstand, als einen Geschäftsführer.
Für Unternehmen, die nach Personal suchen, sind die Kosten in der Regel prozentual abhängig vom Bruttojahresgehalt der Vakanz. Die Abrechnung erfolgt entweder erfolgsbasiert oder nach bestimmten Bedingungen. Hier erfolgt häufig eine Drittelregelung. Ein Drittel des Honorars wird beim Abschluss des Auftrags fällig, das zweite bei der Präsentation potentieller Kandidaten, das letzte bei Vertragsunterzeichnung.
Bei Coaching- oder Beratertätigkeiten wird das Honorar in der Regel im Vorfeld vereinbart. Dies kann ein Stundensatz sein oder aber auch ein festgelegtes Honorar. Die Kosten hierfür können stark variieren und hängen von der Branche, der Region sowie der Erfahrung des Personalberaters ab.
In welchen Fällen sollte eine Personalberatung hinzugezogen werden?
Die Mitarbeiter sind für jeden Arbeitgeber der wichtigste Erfolgsfaktor, erfolgreiche Personalsuche wird aber zunehmend schwieriger. Folgende Situationen lassen Unternehmen auf die Suche nach einer Personalberatung gehen:
- Unternehmen mit einem Standortnachteile: Die Kandidaten können vor allem in der Zeit des Fachkräftemangels Unternehmen mit einem attraktiven Standort wählen.
- Die „Hidden Champions“ – insbesondere aus dem Mittelstand: Unternehmen ohne einen bekannten Namen haben es deutlich schwerer, auf sich aufmerksam zu machen.
- Wenig Rücklauf bei der eigenen passiven Suche über Stellenanzeigen
- Diskretion bei den Kandidaten: Kandidaten in Top-Positionen können es sich nicht leisten, dass ihre Bewerbung bekannt wird.
- Aktive Abwerbung: Dies ist unter Umständen strafbar. Ein Personalberater darf solche Gespräche führen, wenn er bestimmte Regeln einhält.
- Firmen als „erklärungsbedürftiges Produkt“: Die potenziellen neuen Mitarbeiter sind kritischer geworden und schauen auf die Unternehmenskultur, die Benefits und außergewöhnliche Leistungen. Personalberater erklären das „Produkt“ erklären und prüfen gleichzeitig, ob die Person zur Aufgabe und Kultur passt.
- Diskretion beim Kunden: Wenn zum Beispiel der aktuelle Stelleninhaber noch nichts von der Personalsuche wissen soll, wird gerne auf einen Personalberater zurückgegriffen.
Wie finde ich den richtigen Mitarbeiter?
Durch die Krisen, die Digitalisierung und den Wandel bei den Ansprüchen hochqualifizierter Talente hat sich viel verändert im Arbeitsmarkt.
Die „erfolgreich Beschäftigten“ gibt es nicht in Jobbörsen. Diese bewerben sich nicht. Sie werden aktiv angesprochen. Vertrauen und Werte spielen dabei eine große Rolle. Mit einer spannenden Geschichte werden Interessen geweckt und Ängste abgebaut. Wechselmotivation zu schaffen mit authentischen Argumenten – das ist heute die Kunst eines Personalberaters. Und dabei abprüfen, ob es auch für beide Seiten der „Perfect Fit“ ist.
Welche Kompetenzen braucht ein Personalberater?
Angehende Personalberater können mit einem großen Netzwerk, Know-how im Arbeitsrecht, Verhandlungsgeschick, Durchhaltevermögen, Branchenkenntnis sowie guter Menschenkenntnis punkten. Seit 2011 gibt es zudem eine IHK geprüfte Weiterbildung. Themen sind hier unter anderem:
- Arbeitsmarkt und Recht
- Der Personalvermittler als Berater und Coach
- Praktische Umsetzung
Nicht zuletzt braucht ein Personalberater Kompetenzen im Vertrieb, denn es gilt sowohl Kunden als auch Kandidaten anzuwerben und zu überzeugen.
Was für einen Ruf haben Personalberatungen?
Der Berufsbezeichnung „Personalberater“ ist sehr allgemein und lässt viel Raum für unterschiedlichste Interpretation der angebotenen Dienstleistungen. Es gibt auch kein einheitliches Berufsbild, keine allgemein gültigen Berufsrichtlinien und daher sind die Dienstleistungen auch sehr divers in den Ausführungen. Das macht es einem Unternehmen sehr schwer, den richtigen Partner zu finden, wenn es eine konkrete Personalsuche in Auftrag geben will.
Dadurch haben viele Unternehmen nicht nur gute Erfahrungen mit Beratern gemacht und oft viel Geld bezahlt, die erwartete Leistung war dann aber leider nicht immer gut. Der Ruf der Branche hat dadurch sehr gelitten. Seit einigen Jahren versucht man nun, über Auszeichnungen wie den „Headhunter Of The Year“, Referenzen und Awards von Medien und Verlagen wie den FOCUS, der Wirtschaftswoche/ Handelsblatt, Der WELT und anderen, den Branchenprimussen mit Preisen ein positives Etikett zu verleihen, um suchenden Unternehmen Hilfestellungen und Leitlinien an die Hand zu geben.
Der BDU, der Verband deutscher Unternehmensberater, schätzt aktuell circa 5.000 aktive Personalberatungen. Die Strukturen schwanken von Einzelunternehmen bis hin zu großen internationalen Organisationen.
Was muss man als Personalberater können?
Als Personalberater ist es wichtig, über ausgezeichnete kommunikative Fähigkeiten zu verfügen und ein hohes Maß an Empathie und Menschenkenntnis mitzubringen. Man sollte in der Lage sein, auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen von Unternehmen und Bewerbern einzugehen und diese zu verstehen. Daneben hilft ein breites Netzwerk an Kontakten, gezielt potenzielle Kandidaten anzusprechen.
Was ist eine strategische Personalberatung?
Die strategische Personalberatung geht dabei wieder einen Schritt weiter. Hierbei geht es darum, bei der Besetzung von Vakanzen das Augenmerk auf eine langfristige und erfolgreiche Bindung zwischen dem Unternehmen und dem Mitarbeiter zu legen. Dies erfordert eine umfassende Analyse der Anforderungen und Rahmenbedingungen sowie um eine Strategieentwicklung zur Gewinnung und Bindung von talentierten und qualifizierten Fach- und Führungskräften. Bei einer erfolgreichen strategischen Personalberatung passen die neuen Mitarbeiter nicht nur fachlich und persönlich zu den Anforderungen, sondern teilen auch die Unternehmenskultur und die Werte des Unternehmens. Die dadurch entstehende hohe Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung trägt zu einer höheren Produktivität und einem positiven Image des Unternehmens bei. In Zeiten des Fachkräftemangels ist ein gutes Employer Branding ein enormer Wettbewerbsvorteil.
Weiterführende links:
- Bundesarbeitgeberverband der Personaldienstleister e.V. (BAP): www.personaldienstleister.de
- Bundesverband Deutscher Unternehmensberater (BDU): www.bdu.de
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