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    Die Eisenhower Matrix – Was ist das eigentlich…?

    Auszug aus dem Buch von Christian Pape: „Lust auf den Traumjob“

    Personalberatung Fachwissen

    Die Eisenhower Matrix – Was ist das eigentlich…?

    Die Vier-Quadranten-Methode oder auch die Eisenhower-Matrix wurde vom US-Präsident und General Dwight D. Eisenhower (1890–1969) praktiziert und gelehrt. Diese Methode des Zeitmanagements hat somit einen militärischen Ursprung. Für den verdienten Präsidenten basiert effektives Selbstmanagement auf klarem Zeitmanagement und beginnt mit der Klärung der Ziele: „Nicht die Dinge richtig machen, sondern die richtigen Dinge tun!“

    Alle Aufgaben wurden von ihm anhand der Kriterien wichtig/unwichtig und dringend/nicht dringend in vier Quadranten aufgeteilt.

    Die Einteilung aller „ToDo“-Aktionen geschieht wie folgt:

    A = wichtig und dringend
    B = wichtig, aber nicht dringend
    C = dringend, aber nicht wichtig
    D = nicht wichtig und nicht dringend
    Hochinteressant ist eine sorgfältige Betrachtung all der Dinge, die wir tun, nicht tun oder tun sollten, nach diesen vier Kriterien und Einteilungen. Machen Sie den Selbstversuch und malen Sie dazu ein Viereck und teilen Sie es in vier Teile.

    Bildschirmfoto

    Sortieren Sie nun alle Ihre aktuellen Arbeitsthemen und ToDo’s in dieses Schema ein. Schreiben Sie alles, was an dem Tag passiert und was passieren könnte, auf und ordnen Sie es in dem für Sie zutreffenden Quadranten ein. Notieren Sie alle offenen Aktionen. Alles, was Sie normalerweise tun und was Sie tun müssten. Und auch was Sie tun, obwohl es nicht wichtig und nicht dringend ist. Das ist nämlich besonders spannend.

    Machen Sie dann eine Liste der Dinge, die Sie als strategische Meilensteine für sich definieren: Langfristige Pläne, die Sie immer aufschieben. Das kann zum Beispiel auch die Anmeldung in einem Fitnessstudio sein, falls Sie mehr Sport treiben wollen. Oder schon lange beabsichtigen, ein Buch zu schreiben oder den Jakobsweg gehen wollen. Oder aufhören wollen zu rauchen. Oder einen neuen Job suchen wollen!

    Schreiben Sie auch schonungslos auf, was Sie alles gerne tun, was aber eigentlich nicht wirklich wichtig ist. Gönnen Sie sich den Spaß. Sie werden überrascht sein.

    Jetzt zur Erläuterung von Howies „Quadranten-Theorie“:

    Quadrant A (wichtig und dringend)

    Ganz oben in der Skala der Aktionen, die wir immer selbst mit höchster Priorität erledigen sollen, ist dieser Quadrant. Das sind die wirklich wichtigen Dinge, die keinen Aufschub dulden. Sie sind wichtig und dringend. Sie müssen gemacht werden, und zwar unmittelbar.

    Der Quadrant B (wichtig, aber nicht dringend)

    Dieser Quadrant beschreibt die Aktionen, die das Herzstück unseres strategischen Tun und Handelns sind. Wichtige Aktionen, die wir tun müssten, aber eben nicht sofort. Dinge, die aufgeschoben werden, weil der Tag anders verläuft, als wir es geplant hatten. Es liegt an uns selbst, ob wir zum Beispiel das Thema „Jobsuche“ in Quadrant A oder B sehen. In A ist es vermutlich dann, wenn Sie arbeitslos wären oder Ihre Firma insolvent. In B ist es wahrscheinlich jetzt gerade – Sie wissen eigentlich, dass Sie sich beruflich verändern sollten; es ist wichtig, aber nicht dringend. Also es ist gerade keine Zeit dafür da. Damit stellen Sie die Jobsuche erst einmal „hintenan“.
    „B“ ist Ihr strategischer Quadrant, der wichtigste eigentlich, aber leider muss er immer als Erster zurückgestellt werden, wenn Sie von anderen Dingen überrollt werden.

    Der Quadrant C (dringend, aber nicht wichtig)

    Das sind die Dinge, die in Regel von außen auf uns einprasseln, die Feuerlösch-Aktionen, die spontanen Zeitkiller. Ganz gefährlich. Jemand steht in der Tür und macht Druck. Das Telefon klingelt, Sie müssen rangehen. Eine E-Mail kommt rein, Sie müssen sie beantworten. Ein Software-Update wird empfohlen, sie führen es gleich aus, weil Bill Gates es so will.

    Der Quadrant D (nicht wichtig und nicht dringend)

    Der Quadrant D ist der eigentlich kritische. Diese Dinge dürften wir eigentlich gar nicht tun, sie sind weder wichtig noch dringend. Eisenhower sagt: Delegieren, weg damit! Als ob das so einfach ist!

    Soweit die Theorie.

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    Auszug aus dem Buch“ Lust auf den Traumjob“ von Christian Pape

    Das Eisenhower-Prinzip wird inzwischen sehr kritisch betrachtet. Ein gutes Zeitmanagement soll ja eigentlich gerade dringende Aufgaben verhindern. Die Priorisierung/ Einteilung der Aufgaben wird demzufolge vorwiegend nach dem Kriterium „Wichtig“ vorgenommen! Grundlage der Kritik ist u. a. die Erkenntnis, dass wichtige Aufgaben selten dringend und dringende Aufgaben selten wichtig sind.

    Wir wollen nun auch weniger das System verinnerlichen, sondern sinnvolle Schlüsse aus der Einteilung ziehen. Man sieht nämlich sehr gut, wo die Zeit bleibt, die uns fehlt, und wie fremdgesteuert wir meist agieren. Die Praxis sieht doch so aus, dass wir bevorzugt die Dinge tun, die sehr dringend, aber oft nicht so wichtig sind, wie wir glauben.

    Der Quadrant C (dringend, aber nicht wichtig) ist also die Wurzel des Übels. Hier haben Sie aufgeschrieben, was Ihnen den Tag versaut: ein plötzlicher Anruf, ein Kollege oder Mitarbeiter vor Ihrer Tür – alles, was Ihnen sagt: Jetzt machen – raus aus der Drucksituation. Niemand fragt aber danach, ob es wirklich wichtig ist.

    Nachdem Sie nun alles erledigt haben, was dringend war, wollen Sie sich jetzt endlich belohnen und ablenken. Also was tun? Die Dinge, die weder wichtig noch dringend sind, so ticken wir.

    Sie wenden sich dem Quadranten D (weder wichtig noch dringend) zu. Sie sortieren Kontakte, schauen in Facebook, basteln an Ihrer Website, spielen Candy Crush, rufen die Oma an – es gibt so viel. Und hier liegt die zweite Wurzel allen Übels.

    Was auf der Strecke bleibt, ist der strategische Quadrant B . Das aber sind genau die Dinge, die uns wirklich nach vorne bringen, die Meilensteine, Ziele die persönlichen Reflexionen, herausgeschobene Entscheidungen. Längst „fällige“ Dinge also, vor denen wir uns regelmäßig und gerne drücken.

    In den Quadranten B – noch besser in A – gehört auch das Ändern Ihrer beruflichen Situation, wenn Sie unzufrieden sind – die Suche nach Ihrem Traumjob. Sie wissen es ja eigentlich ganz genau, tief in Ihrem Innersten ist Ihnen alles klar, aber es gibt eben so viele „dringende“ Dinge, da kann man sich leicht einreden, dass man einfach zu nichts anderem kommt.

    Ich will Ihnen mit diesem Diagramm nur bewusst machen, warum es so ist, wie es ist. Also: Sie sollten dringend an Ihren „Quadranten“ arbeiten.

    Eisenhower Aktionen für Sie:
    ✦ Sie sind Chef! Sie bestimmen wo es lang geht. Alles andere nix!
    ✦ Zeit gibt Ihnen nur: Sie selbst!
    ✦ Arbeiten Sie an Ihren Quadranten!

    Nutzen Sie den guten alten Eisenhower, um Ihre Liste der wirklich wichtigen Dinge aufzuarbeiten und die Dinge, die dringlich erscheinen, auf den Prüfstand zu stellen. Schützen Sie sich vor den äußeren Einflüssen, die Sie permanent „aus der Bahn“ werfen und Sie daran hindern, den Tag so zu gestalten, wie es eigentlich Sinn macht, damit Sie schneller und zügiger vorankommen. Feuerlösch-Aktionen bringen Sie nicht vorwärts.

    Und: Vermeiden Sie, dass die nicht dringenden und nicht wichtigen Dinge immer die Oberhand bekommen. Ich weiß, das wird hart.

    Identifizieren Sie diejenigen Ihrer Aktionen, die nur Ihre Zeit killen. Sie müssen sie nicht ganz aufgeben, schreiben Sie sie auf und belohnen Sie sich, wenn Sie wirklich etwas Wichtiges getan haben. Aber dosiert, kontrolliert und nur nach wirklich gelungenen Aktionen. Und: Streichen Sie Rituale!

    Das wird am schwersten, denn das sind die lieb gewordenen Dinge, die Spaß machen, die Sie beschäftigen, die Ihnen die Laune zurückbringen, die aber zu nichts anderem führen, außer Sie von Ihren wichtigen Dingen abzuhalten.

    Wir sind morgens am effektivsten. Unser Biorhythmus gibt uns morgens die meiste Energie, also beginnen Sie den Tag damit, die wirklich wichtigen Dinge zu erledigen.
    – Ende Auszug –