Umgang mit Bewerbern: Keine Aushängeschilder der Unternehmen. Ergebnisse einer PAPE Lab Studie

Reinhard Potzner, Senior Partner PAPE Consulting Group AG

Reinhard Potzner, Senior Partner PAPE Consulting Group AG

PAPE Lab Studie 2016 und kritische Nachbetrachtung, Reinhard Potzner, Senior Partner der PAPE Consulting Group AG, September 2016

„Heutzutage bewerben sich nicht mehr die Arbeitnehmer bei den Arbeitgebern, sondern die Arbeitgeber bei den Arbeitnehmern.“ Obwohl dieser fundamentale Paradigmenwechsel schon seit langem bekannt ist und immer wieder breit diskutiert wird, scheint er in der Mehrzahl der Unternehmen noch immer nicht angekommen zu sein.

In vielen Firmen wird über einen Fachkräftemangel geklagt. Dennoch lässt der Umgang und Kontakt mit den Bewerbern teils erheblich zu wünschen übrig. So wird häufig nicht auf Formulierungen in Stellenanzeigen geachtet, die Kontaktaufnahme zur Personalabteilung erschwert und Initiativbewerbungen bleiben oft unbeantwortet. Hinter jeder Bewerbung steckt jedoch ein Interesse am Arbeitgeber und ein oftmals erheblicher Aufwand. Den Einsatz potenzieller Mitarbeiter nicht zu honorieren wirkt auch negativ auf die Marke – und kann viele parallele Recruiting-Anstrengungen zunichte machen. Außerdem: zu spät reagiert, kann der beste Bewerber bereits bei der Konkurrenz gelandet sein.

Wenn Unternehmen gut qualifizierte Fachkräfte für sich gewinnen wollen, müssen sie potenziellen Bewerbern ihre Jobs auch schmackhaft machen. Es geht darum, das Unternehmen „zu verkaufen“, die richtigen Erwartungen zu wecken und diese anschließend auch zu erfüllen.

Traurige Realität ist jedoch oftmals nach wie vor, dass den Kandidaten im Bewerbungsprozess – vom Ausfüllen des Online-Bewerbungsformulars über die Eingangsbestätigung bis hin zu Zu- oder Absagen – meist eines im Übermaß abverlangt wird: Geduld. Und bisweilen reißt der Geduldsfaden auch. Denn jeder Dritte hat schon mal einen Bewerbungsprozess abgebrochen bzw. einem Unternehmen im laufenden Bewerbungsverfahren abgesagt, weil die Prozedur zu mühselig oder die Kommunikation zu kompliziert war.

Die PAPE-Consulting Group AG zeigt in einer aktuellen (nicht-repräsentativen, aber doch sehr interessanten) Studie ernüchternde Ergebnisse auf. PAPE hat in den letzten Jahren viele Kandidaten im Rahmen einer Karriereberatung bzw. eines Jobcoachings begleitet. 25 dieser Prozesse aus den letzten beiden Jahren hat das Unternehmen dabei in Zusammenarbeit mit den betreffenden Kandidaten anonym ausgewertet.

Basis waren 743 Bewerbungen bei 580 verschiedenen Unternehmen aller Größen (Bewerbungen liefen nicht über PAPE!).

Hauptbranchen:

  • Automotive (OEMs & Zulieferer)
  • Beratung
  • Dienstleistungen allgemein
  • Energiewirtschaft
  • Finanzdienstleistungen
  • Freizeit
  • IT
  • Medien
  • Telekommunikation
  • Transport & Logistik

Hier sind die wichtigsten Ergebnisse:

  • Die durchschnittliche Zeit bis zur Eingangsbestätigung betrug 2 Tage.
  • In 22% der Fälle gab es keine Eingangsbestätigung.
  • Es gibt wenig signifikante Unterschiede bezüglich Branche und Größe, einzig die Eingangsbestätigungen kommen bei größeren Unternehmen i.d.R. postwendend und lückenlos.
  • Die durchschnittliche Zeit bis zur Absage betrug 29 Tage, bei Prozessen, in denen mindestens ein persönliches Gespräch stattfand, 34 Tage.
  • In 15% der Fälle kam es zu (mindestens einem) persönlichen Gespräch
  • Die durchschnittliche Zeit bis zum ersten persönlichen Kontakt (bei Gesprächseinladung) betrug 6 Tage.
  • Die durchschnittliche Wartezeit auf das erste Gespräch (ab Terminvereinbarung) betrug 7 Tage.
  • Von den 25 Kandidaten wurden bis zum Stichtag der Auswertung bisher 17 eingestellt.
  • 64% (!) der Kandidaten gaben an, keine positiven Bewerbungserfahrungen gemacht zu haben.
  • Nur 32% fühlten sich als „Kunden“ behandelt.
  • Ebenso 32% der Kandidaten brachen den Prozess in mindestens einem Fall ab, weil er zu lange dauerte.
  • Lediglich 44% der Befragten wurde während des Bewerbungsprozesses vermittelt, wofür das Unternehmen als Arbeitgeber steht.
  • 28% der „nicht Überzeugten“ gaben an, künftig keine Produkte und Dienstleistungen des Unternehmens nutzen zu wollen.

Der Recruiting-Prozess ist die Visitenkarte eines Unternehmens im Rennen um die besten Köpfe. Es ist den meisten Personalern durchaus bewusst, dass Bewerber in Zeiten von Social Media und Mobile Internet kurze Reaktionszeiten und benutzerfreundliche Online-Angebote erwarten. Der ideale Recruiting-Prozess sieht aus Sicht der meisten Personalabteilungen so aus: Der Bewerber erhält postwendend am gleichen Tag eine Eingangsbestätigung zu seiner Bewerbung, wird zwei Wochen später zum Vorstellungsgespräch eingeladen oder erhält eine Absage und bekommt eine Woche nach dem Gespräch Rückmeldung.

Dennoch gibt es gerade in kleineren und mittleren Unternehmen kaum ein professionelles Software-gestütztes Bewerbermanagement. Unternehmen arbeiten hier mühsam mit Excel und Outlook, lassen dadurch Lücken in Prozess und Kommunikation entstehen und vergessen Bewerber. Als Ende der neunziger Jahre die ersten strukturierten Online-Bewerbungssysteme entwickelt wurden, herrschte in den meisten Branchen und Unternehmen ein Bewerberüberhang. Es galt, die „Vielzahl an Bewerbungen“ möglichst effizient zu verarbeiten.

Effizienz ist an sich gut, aber Bewerber geraten so aus dem Blick. Sie gehören heute jedoch viel stärker ins Zentrum strategischer Überlegungen. Ihre Ansprüche an ein „gutes Verfahren“ sind außerdem deutlich gestiegen. Sie haben als Konsumenten von Online-Bestellsystemen und Online-Netzwerken gelernt, wie einfach es ist, sich im Internet zu bewegen. Die „Ein-Klick-Bestellung“ hat Erwartungen an eine „Ein-Klick-Bewerbung“ geschaffen.

Schlechte Bewerbungsverfahren mindern nachweislich die Aussichten auf passende Kandidaten. Zudem nimmt der gute Ruf des Unternehmens Schaden. Über Bewerbungsverfahren und -erfahrungen wurde im Bekannten-, Freundes-, und Familienkreis immer schon gesprochen. Heute jedoch findet dies nicht mehr ausschließlich hinter verschlossenen Türen statt – im Gegenteil. Bewerbungsprozesse sind Aushängeschilder des Unternehmens und finden zunehmend Aufmerksamkeit in Rankings und Gütesiegeln, in Berichten der klassischen Medien ebenso wie in Bewertungen und Kommentaren auf Arbeitgeberbewertungsplattformen. Umso dramatischer ist es, dass sich die Qualität der Recruiting-Prozesse und insbesondere die Reaktionszeiten der Unternehmen im Durchschnitt kaum verändert haben.

Bewerbungsprozesse sind nicht einfach nur mehr „Auswahlverfahren“. Da es auf immer mehr Talentmärkten eng wird, geht es heute darum, Kandidaten zu überzeugen und zu gewinnen, die Qualität als Arbeitgeber schon im Bewerbungsverfahren erlebbar zu machen. Die Bewerbungsprozesse in vielen Unternehmen passen nicht mehr dazu, da sie auf einer reinen Selektionslogik beruhen.

Fazit:

  1. Wenn die Unternehmen einen Bewerber sehen wollen, geht es meist recht zügig. Dagegen sind die Reaktionszeiten für „B-Kandidaten“ unerträglich lange.
  2. Eine zügige Eingangsbestätigung ist mittlerweile Standard, sie weckt jedoch auch Erwartungen, die gehalten werden müssen.
  3. Wenn sich Verzögerungen ergeben, ist es enorm wichtig, diese auch anzukündigen und zu erklären, z.B. mit einer netten persönlichen Mail – als Zwischenbescheid.
  4. Man „vergisst“ meist, dass die Kandidaten potenzielle Kunden des Unternehmens sind, ggf. in der Zukunft für andere Positionen infrage kommen und in jedem Fall Multiplikatoren für negative PR sein können.
  5. Auch kleinere Unternehmen sollten sich ein Software-gestütztes Bewerbermanagement leisten oder sich externe Unterstützung holen.